Intro: Komplett tidshantering med exakt tidsregistrering

Lär dig vad Smartplans stämpelklocka är och hur du och ditt företag kan dra nytta av att använda den.

Att hålla reda på medarbetarnas arbetstider är viktigt för varje företagsägare. Kanske är det ett krav att era medarbetares arbetstider är synliga och exakta, eller så kan du personligen ha nytta av att hålla koll på dem.

I Smartplan skiljer vi mellan de planerade timmarna (som visas i schemat) och de faktiska timmarna (den konkreta arbetstiden). För att säkerställa att arbetstiden registreras korrekt, har dina medarbetare möjlighet att justera arbetstiden när deras arbetspass är slut. Men det säkraste och mest praktiska sättet att hålla koll på dina medarbetares arbetstid är att använda Smartplans stämpelklocka.

Stämpelklockan ger dina medarbetare möjlighet att stämpla in och ut från sina arbetspass, och de kan även registrera sina pauser - allt på egen hand. Händelser i stämpelklockan registreras på minuten och uppdateras omedelbart på ditt Smartplan-konto. Detta kan vara användbart om du ibland håller koll på ditt företag hemifrån.

Om du vill ha full kontroll över tidsregistreringen kan du även ställa in så att medarbetarna inte kan ändra sin arbetstid när den väl har registrerats av stämpelklockan.

Hur fungerar det?

Det är otroligt enkelt att sätta upp stämpelklockan. Ni kan antingen använda stämpelklockan i en browserversion på en enhet på arbetsplatsen, i Smartplan-appen eller båda delarna.

Om du vill att tidsregistreringen ska ske direkt på arbetsplatsen med hjälp av en viss enhet såsom en dator eller surfplatta, kan du använda browserversionen av stämpelklockan. Här har du en länk som du bara öppnar i webbläsaren på den enhet du vill använda. Innan medarbetarna kan använda stämpelklockan, måste du fylla i en sexsiffrig administratörskod. På så sätt kontrollerar du varifrån och när dina medarbetare kan använda stämpelklockan. Dessutom måste varje medarbetare ange sin egen fyrsiffriga kod när de ska använda stämpelklockan. På så sätt kan medarbetarna bara stämpla in till sina egna arbetspass.

Den andra möjligheten är att använda stämpelklockan i mobilappen. Det innebär att medarbetarna kan stämpla in till sina arbetspass genom att bara använda sina egna telefoner. Detta flexibla sätt att registrera timmar på är användbart om dina medarbetare har dagar då de arbetar hemifrån, eller om medarbetarna ska arbeta på olika platser. Det ger dem möjlighet att stämpla in och ut där de befinner sig. Dock måste du som administratör ställa in GPS-områden som medarbetarna måste befinna sig i för att kunna använda stämpelklockan i appen.

Individuella stämpelklockor

Om du har skapat flera olika platser och kopplat dina medarbetare till dessa, kanske du också vill dela upp stämpelklockan.

För stämpelklockan i appen gör detta ingen större skillnad eftersom medarbetarna stämplar direkt in på sina arbetspass. Men om ni använder stämpelklockan i en webbläsare visas alla medarbetare och aktivitetshistoriken i stämpelklockan. Om du har delat upp dina medarbetare på olika platser kanske du vill att denna information ska döljas.

Därför skapas individuella stämpelklockslänkar för varje plats när du har kopplat medarbetarna till platser. På så sätt kan du aktivera en stämpelklocka på varje plats som endast innehåller medarbetarna för varje specifik plats.

Oavsett vilken inställning du väljer, säkerställer stämpelklockan att dina och dina medarbetares timmar registreras korrekt på minuten. Resultatet av detta är att dina medarbetares övertidsarbete exempelvis kommer att vara dokumenterat, och att din lönekörning kan genomföras med några få klick.

Du kan alltid få en överblick över dina medarbetares tidsregistreringar i menyalternativen "Stämpelklocka" och "Timmar & lön".

Även om du använder plats-specifika länkar till stämpelklockan, kommer du kunna få en överblick över tidsregistreringar för alla platser på båda ställena (förutsatt att du är administratör eller kontoägare). Superanvändare kan endast se data från platser där de har rättigheter att ändra arbetstider.