Stämpla in och ut via mobilappen

I denna artikel går vi igenom hur du kan låta dina medarbetare stämpla in och ut via appen. Du kan läsa mer om:



Så ger du dina medarbetare möjlighet att använda stämpelklockan

För att medarbetarna ska kunna stämpla in och ut via vår app måste administratörer först aktivera funktionen. Det gör de genom att gå till "Inställningar" -> "Stämpelklocka och tidsregistrering".

När in- och utstämpling via appen är aktiverad kan medarbetarna nu använda appen för att stämpla in och ut, om de befinner sig inom ett av de områden som administratörerna har lagt till på kontot.


Skapa områden där dina anställda får stämpla in

När du ska lägga till ett område måste du ange en adress och ge området ett namn. Ni kan ha många olika områden, så ni kan i princip lägga till 50 olika platser där det kan stämplas in och ut från, om ni behöver det. Det är också möjligt att göra in- och utstämplingsområdet större, så ni kan ha ett stort område där det kan stämplas in och ut. I så fall behöver ni bara göra den orange cirkeln större.


När medarbetaren ska stämpla in och ut från mobilen

För att stämpla in och ut från mobilen måste medarbetaren tillåta att appen får tillgång till deras GPS, så att appen kan känna igen medarbetarens plats. Appen kommer bara att be om tillgång till GPS om stämpelklockan på mobilen är aktiverad av en administratör. När telefonen är avstängd kommer appen inte att söka efter medarbetarens plats.


Det är alltså GPS i medarbetarens telefon som avgör om personen är i ett av områdena, och om så är fallet är det möjligt att stämpla in.


För att undvika eventuellt fusk är det heller inte möjligt för en medarbetare att gå in i ett område, lämna det och sedan stämpla in. I det ögonblick de trycker på "stämpla in" kommer vi att dubbelkolla om medarbetaren är inom området. Om de inte är det, kommer de inte att kunna stämpla in.


Det är också möjligt för dina medarbetare att skapa arbetspass direkt via stämpelklockan. Det kan exempelvis vara om ni inte har ett fast schema, så medarbetarna själva måste skapa sina pass, som därefter ska godkännas.


Så här ser du medarbetarnas tidsregistreringar i menypunkten "Stämpelklocka"

Inne i menypunkten "Stämpelklocka" kan du få en översikt över de tidsregistreringar dina medarbetare har gjort via stämpelklockan idag:

De två registreringarna på ovanstående bilder skiljer sig genom att den ena är lila medan den andra är helt vit. Så länge tidsregistreringen är helt vit har medarbetaren ännu inte stämplat ut. När tidsregistreringen är färgad lila betyder det att arbetspasset är avslutat och medarbetaren har stämplat ut.


I övre högra hörnet på denna sida kan du välja om du vill visa avslutade arbetspass. Om du tar bort bocken kommer du bara att få se de pass som fortfarande pågår. Därmed kan du snabbt få en översikt över vem som är på jobbet för tillfället:

Dessutom kan du på varje tidsregistrering se när medarbetaren har stämplat in och ut, om det har hållits en paus (kaffekannan) och om medarbetaren har lagt till en kommentar (pratbubblan).


Om du behöver antingen godkänna eller justera mötestiden, klickar du bara på kugghjulet på arbetspasset:

Om du väljer att justera mötestiden kommer en ruta upp där du kan göra ändringar i medarbetarens mötestid. Det är samma ruta som du känner igen från "Timmar & lön". Mer om det nedan.


Så hittar du medarbetarnas in- och utstämplingstider i "Timmar & lön"

Medarbetarnas in- och utstämplingstider kan ses i fliken "Timmar och lön". Här kan du få en översikt över dina medarbetares mötestider och godkänna dem.


På bilden här kan du se ett exempel på hur du ser medarbetarnas timmar:

Medarbetaren har här ändrat sin mötestid i förhållande till schemat och därför visas mötestiden med röd text. Enligt schemat skulle medarbetaren ha arbetat från 14:30-18:00, men medarbetaren har bara arbetat från kl. 14:28-14:43. På höger sida kan du godkänna medarbetarnas ändringar. Om medarbetarna själva skapar arbetspass måste dessa också godkännas här.


I översikten över timmar är det möjligt att få fler detaljer om ändringarna av ett arbetspass. Det kan du få genom att trycka på den ändrade mötestiden:

I aktivitetsloggen kan du se ändringarna för ett arbetspass och vem som har gjort vilka ändringar. På bilden ovan syns det att medarbetaren själv stämplade in kl. 14:28 och stämplade ut igen kl. 14.43.


Medarbetarens mötestid kan justeras av medarbetaren själv eller en administratör, och det kommer också att framgå i aktivitetsloggen – både när det ändrades och av vem.


Så här anpassar du stämpelklockan till era behov

Det kan variera från företag till företag hur stämpelklockan ska ställas in. Därför är det möjligt att bestämma:


  • Om ett förväntat sluttidspunkt för arbetspass som inte är planerade i förväg ska anges
  • Om en paus ska anges för arbetspasset
  • Om timmar vid instämpling före planerad tid ska räknas med
  • Om timmar vid utstämpling efter planerad tid ska räknas med
  • Om medarbetare ska få timmar vid utebliven instämpling
  • Om in- och utstämplingstider ska godkännas automatiskt

Du hittar inställningarna för stämpelklockan på samma ställe som länken och den sexsiffriga koden inne i "Inställningar" -> "Stämpelklocka och tidsregistrering".


Längst ner på denna sida kan du också välja om medarbetarna manuellt får rätta sina tidsregistreringar. Denna inställning är oberoende av stämpelklockan.


Om du inte vill att medarbetarna ska använda stämpelklockan via appen kan du istället låta dem stämpla in och ut via en dator eller surfplatta på arbetsplatsen.

Besvarade detta din fråga? Tack för feedbacken Det uppstod ett problem med att skicka din feedback. Försök igen senare.