Så här kopplar du medarbetare till era platser

I den här artikeln går vi igenom hur du kan koppla medarbetare till de platser som ni har skapat på ert konto och vilken betydelse det kan ha för er dagliga användning av Smartplan.

Det kan vara vettigt att dela upp dina medarbetare på platser när du har skapat så många medarbetare i Smartplan att det blivit svårt att välja rätt person bland alla medarbetare i varje lista.

Det kan också vara användbart om du vill förhindra att medarbetarna kan se och få tillgång till information över olika platser. Om du kopplar dem till en specifik plats innebär det att de endast kan interagera med scheman och kollegor på sin egen plats.

Slutligen är det nödvändigt att koppla medarbetare till platser om du vill göra vissa medarbetare till superanvändare och därmed ge dem tillstånd att hantera specifika funktioner i systemet. Det kan exempelvis vara att skapa scheman eller hantera frånvaro.

Låt oss nu titta på:

• Hur du kopplar medarbetare till platser
• Hur inställningen påverkar medarbetare och superanvändare
• Hur du kan begränsa medarbetares åtkomst till data från andra platser

Så här kopplar du dina medarbetare till platser

För att slå på funktionen går du till “Inställningar” -> “Smartplan Inställningar” -> “Platser”. Här hanterar du era platser och det är också här du kan koppla medarbetare till platserna.

När funktionen är aktiverad är det dags att koppla medarbetarna till de olika platserna. Det är helt upp till dig hur du vill göra fördelningen. Platserna kan representera olika avdelningar eller butiker i ditt företag.

Vid varje plats hittar du nu knappen “Tilldela anställda och superanvändare”. Klicka på denna för att ändra vilka som är kopplade till platsen.

För att koppla en medarbetare till en plats markerar du helt enkelt rutan “Tilldelad”:

Alla personer som är kopplade till platsen har dessutom möjlighet att bli superanvändare på den specifika platsen. I så fall markerar du bara rutan “Superanvändare” och sedan kan du välja “Anpassa” för att specificera vilka rättigheter medarbetaren ska ha.

Upprepa samma process med de andra platserna. Du kan enkelt koppla samma medarbetare till två eller flera platser om de också ska ingå i scheman på dessa platser.

Samma gäller för superanvändare. Föreställ dig att du har skapat fyra platser: A, B, C och D. Du har kopplat medarbetaren Mark till platserna A, B och C. Samtidigt har du gjort Mark till superanvändare på platserna A och B. Det innebär att Mark visas som en vanlig medarbetare när han går till plats C, medan han har specifika rättigheter när han går till platserna A och B. Det kan vara att han kan hantera passbyten på plats A och kanske redigera medarbetare på plats B.

Vilken betydelse har kopplingen för dig och dina medarbetare?

När du kopplar dina medarbetare till platser visas det på flera olika ställen i systemet.

Scheman

Dina medarbetare kommer att kunna se alla platser och alla scheman som har släppts. De kan tillgå dem och titta på dem. Men de kan endast ta över pass, byta pass och skicka önskemål till de platser de är kopplade till.

När en administratör eller superanvändare arbetar på ett schema visas endast relevant information. Det innebär att när du ska bemanna ett pass visas endast de medarbetare som är kopplade till platsen. Samma gäller för reglerna och mallarna som också är kopplade till platsen.

Medarbetarprofiler

På sidan “Anställda” kommer alla medarbetare på kontot att visas. Men i vänstra sidan kommer du att kunna filtrera efter plats.

Superanvändare som har rättigheter att redigera medarbetare kommer att kunna se alla användare i översikten men kan endast redigera profiler för de medarbetare som är kopplade till den plats där de är superanvändare.

Meddelanden

Det kommer fortfarande vara möjligt att kontakta alla på kontot via meddelandefunktionen. Den enda skillnaden är att när du väljer vem som ska påminnas eller ta emot meddelandet kan du välja en plats (vilket betyder att alla medarbetare på den platsen kommer att ta emot meddelandet).

Frånvaro

Frånvarokalendern visar frånvaro för alla platser på kontot. Den enda skillnaden är för superanvändare, då de endast kommer att kunna se och hantera frånvaroförfrågningar för de medarbetare som är kopplade till den plats där de är superanvändare. Dessutom kan superanvändare endast välja dessa medarbetare när de skapar frånvaro på deras vägnar.

Timmar & lön

Om en superanvändare har rättigheter att kunna redigera mötestider eller köra lön kommer han eller hon att ha tillgång till menypunkten “Timmar & lön”. Men här kommer de också endast att se de medarbetare som är kopplade till platsen.

Notifikationer

En annan fördel med uppdelningen är att alla användare på kontot endast kommer att få notifikationer om de platser som de är kopplade till. Det gäller även passbytes- eller frånvaroförfrågningar: En superanvändare med rättigheter att hantera passbyten kommer endast att få notifikationer om passbytesförfrågningar som han eller hon har rätt att hantera.

Stämpelklocka

Stämpelklockan i appen fungerar på samma sätt som den alltid har gjort. Men det finns en skillnad när du använder stämpelklockan i en webbläsare på en enhet. Om medarbetarna inte ska kunna se data från andra platser än sina egna gäller detta också för stämpelklockan. Slår du på detta kommer du därför att hitta specifika länkar till stämpelklockan för varje enskild plats. Genom att använda de olika länkarna säkerställer du att medarbetarna endast kan stämpla in och ut från pass på sina egna platser.

Begränsa synlighet mellan platser

Kanske vill du inte att dina medarbetare ska kunna se data från platser som de inte är kopplade till. I så fall kan du dela upp platserna ännu mer.

Inne i inställningarna kan du slå på denna inställning:

Detta innebär att både vanliga medarbetare och superanvändare endast kan se och interagera med data från sina egna platser. De kommer endast att kunna:

• Se sina egna platser och scheman
• Se profiler för kollegor som är kopplade till samma platser
• Välja mottagare av meddelanden som är kopplade till samma platser
• Få notifikationer om aktiviteter på sina egna platser
• Stämpla in och ut från pass på sina egna platser

Du kan till och med begränsa åtkomsten ännu mer. I sekretessinställningarna på ditt konto kan du välja om medarbetarna ska kunna se frånvaro och kontaktinformation för andra användare på platsen.