Så här kommer du igång med att använda timbalanser

Vi kommer att gå igenom:

• Vad du kan använda timbalanser till
• Hur du ställer in inställningarna
• Individuella medarbetarinställningar
• Hur du ser de anställdas timbalanser

Detta kan du använda timbalanser i Smartplan till

Timbalanser i Smartplan gör det möjligt för dig att hålla koll på om dina anställda faktiskt arbetar det antal timmar som du önskar - antingen per vecka eller per månad.

Med denna funktion får du bland annat möjlighet att:

• Ha en form av flexkonto för varje enskild anställd.
• Se om dina timanställda får det antal timmar de är anställda för enligt sina kontrakt.
• Se om dina tjänstemän får kompensationsledigt i tillräcklig omfattning.
• Se om du prioriterar dina resurser tillräckligt.

Du kan enkelt komma igång med att använda timbalanser i Smartplan, och här nedan kan du läsa hur.

Så här ställer du in inställningarna för timbalanser

När du vill börja hålla koll på dina anställdas timbalanser i Smartplan, är det först och främst några olika inställningar som måste ställas in på ditt konto.

Det kommer du snabbt igång med inne i "Inställningar" → "Smartplan Inställningar" → "Timbalanser".

Här ska du börja med att sätta en bock vid "Aktivera timbalans":

Därefter har du möjlighet att ställa in några generella inställningar på ert konto. Här väljer du bland annat hur balansen ska beräknas, och det finns tre olika möjligheter:

1. Schemalagda timmar minus standard (de anställdas standard dras av från de schemalagda timmarna)
2. Genomförda timmar minus standard (den anställdas standard dras av från de genomförda timmarna)
3. Genomförda timmar minus schemalagda timmar (den anställdas schemalagda timmar dras av från de genomförda timmarna)

Standard är det önskade antalet timmar som dina anställda ska arbeta, och vi går igenom hur du ställer in den lite senare.

Men först ska du också välja om det ska vara möjligt för de anställda att se sina egna balanser på sina profiler eller inte.

De val du gör kommer som sagt att vara generella inställningar för de anställda. Men om det finns enskilda anställda som ska ha andra inställningar, så kan du även välja det.

Under de generella inställningarna hittar du nämligen de individuella inställningarna.

Individuella medarbetarinställningar

Här kan du välja bort anställda om det finns personer för vilka timbalanser inte ska beräknas. I så fall tar du bara bort bocken bredvid namnet:

Dessutom har du i kolumnerna "Beräkning" och "Synlighet" möjlighet att ställa in samma saker som du valde under de generella inställningarna. Så här kan du bara ändra det om enskilda anställda ska ha en annan inställning. Till exempel kan du se att jag på bilden ovan har valt att Bentes timbalans istället ska beräknas med schemalagda timmar minus standard.

Dessutom är det under de individuella inställningarna som du ställer in standarden för dina anställda. Det gör du genom att bara klicka på "Anpassa" i kolumnen "Standard".

När du har gjort det har du möjlighet att välja tre olika saker angående den anställdas standard:

• Standardens startdatum
• Standardtider (det önskade antalet timmar som den anställda ska arbeta)
• Standardperiod (om standarden ska beräknas för veckovisa eller månatliga perioder)

Så här ser du de anställdas timbalanser

Så snart du har ställt in standarden har du möjlighet att hålla koll på den anställdas timbalans. Den hittar du inne i "Timmar & lön".

Här gör du bara en uppdatering för en period, och då kommer du att kunna se de anställdas timbalanser i den nya kolumnen "Balans":

När du klickar på balansen kommer du också att kunna se hur denna är beräknad:

Du har löpande möjlighet att justera de anställdas timbalanser. Det kan till exempel vara relevant om du ska lägga till kompensationsledighet för en person.