Automatisk schemaläggning

Om du vill spara tid och energi på din schemaläggning kan du med fördel använda Smartplans automatiska bemanningsfunktion. Genom att låta systemet föreslå en bemanning till ditt schema slipper du allt manuellt arbete som annars normalt uppstår för att få pusslet att gå ihop. Assistenten fyller i ditt schema på några minuter. Så du får massor av tid som du istället kan använda till roligare saker i ditt företag.

Det finns olika funktioner du kan välja att använda om du vill tillämpa Smartplans automatiska schemaläggning:

• Sätt upp bemanningsbehov
• Sätt upp regler för anställda
• Ta emot önskemål från anställda
• Föreslå bemanning

I grund och botten är det endast nödvändigt att sätta upp ett bemanningsbehov och föreslå bemanning. Men de andra funktionerna (regler och önskemål) kan hjälpa dig att uppnå ett schema som kommer så nära verkligheten som möjligt. Så slipper du att behöva göra en massa ändringar i schemat efter att det har frigivits till de anställda.

Sätt upp bemanningsbehov

För att kunna få bemannat ditt schema måste du börja med att skapa lediga pass. Det finns olika sätt att snabbt skapa dina pass. Du kan antingen välja att använda vår mall som du kan spara och återanvända framöver.

Om du inte vill använda mallen kan du lägga till passen enskilt. Du klickar bara på “Lägg till arbetspass”:

Nu kan du själv anpassa tider och jobbtyp för dina pass:

Om dina passtider upprepas kan det vara relevant för dig att kopiera dina pass. På så sätt kan du snabbt fylla ditt bemanningsbehov och slippa mycket manuellt arbete.

Sätt upp regler för dina anställda

Du väljer själv vilka regler Assistenten ska ta hänsyn till när den bemannar ditt schema. De olika reglerna kan du anpassa genom att bara klicka på “Bestäm regler för anställda”:

Här kan du sätta upp allmänna regler som gäller för alla dina anställda. Men du kan samtidigt också sätta upp specifika regler för enskilda anställda, om du har anställda vars regler avviker från de allmänna.

Du kan till exempel sätta upp regler för dina anställdas maximala eller minimala antal timmar per vecka. Minsta längd på pauser mellan två pass. Maximalt antal dagar på arbete. Och mycket mer. Dessutom kan du också välja om anställdas frånvaroönskemål och önskemål om schemat ska respekteras:

Ta emot önskemål från dina anställda

Om du vill vara säker på att dina anställda kan arbeta under de tider som Assistenten tilldelar dem pass i, kan du be dem att skicka in önskemål till schemat. Det gör du genom att klicka på "Ta emot önskemål":

När du har öppnat schemat för önskemål kan dina anställda ange vilka tidsperioder i schemat de inte kan arbeta i:

När anställda skickar in sina önskemål registreras de i planeringsverktyget. Assistenten kan därför ta hänsyn till önskemålen när den senare bemannar ditt schema.

Få bemannat ditt schema

När du har skapat dina lediga pass och eventuellt anpassat dina regler samt tagit emot önskemål från de anställda, kan du låta Smartplan Assistent föreslå en bemanning till ditt schema. Assistenten hittar den lösning som passar bäst för dina behov. När den bemannar passen tar Assistenten både hänsyn till de uppsatta reglerna, inskickade anställdas önskemål och godkänd frånvaro. Du behöver bara klicka på “Föreslå personal”:

Denna popup kommer nu att visas, där du kan starta bemanningen genom att klicka på “Föreslå bemanning”:

Om du redan själv har bemannat delar av ditt schema kan du välja om dessa ändringar ska behållas eller skrivas över. I detta fall kommer popupen att se ut så här:

När bemanningen är klar klickar du bara på “Stäng och se bemanning”:

Om det finns några regler som har brutits kommer du nu att kunna se detta på högra sidan:

Dessutom kan du nu också själv välja om det finns några pass i schemat du vill ändra, eller om du är nöjd med Assistentens förslag.