Rätta i avhållna timmar

I den här artikeln går vi igenom:

• Hur du kan rätta i de anställdas mötestid
• Hur du tar ställning till dina anställdas egna rättelser
• Hur du kan använda aktivitetsloggen

Så här rättar du i de anställdas mötestid

När du ska rätta i de anställdas arbetstimmar, går du in på “Timmar & lön” på Smartplans startsida.

Därefter väljer du den dag eller period där en rättelse ska göras genom att klicka på ‘Välj datum’. Det kan till exempel vara torsdag den 1 augusti.

För den anställde vars pass ska rättas, klickar du på tidsintervallet i kolumnen ‘Timmar efter ändringar’. Till exempel tidsintervallet ’6,00’ för den anställde ‘Carsten’. Därefter fälls passet ut.

Under ‘Ändrad närvaro’ klickar du på tidsintervallet. I detta exempel är det 12:00 - 18:00.

Därefter öppnas ett fönster där du kan ändra tiden. Här kan du till exempel rätta sluttiden till kl. 17 om Carsten har gått hem tidigare från passet. Därefter trycker du på ‘Spara’.

Den ändrade arbetstiden kommer att visas i tidsinlägget. I detta fall visas ändringen som godkänd. Det gör den när ändringen har gjorts av en administratör.

Så här hanterar du de anställdas egna rättelser i mötestiden

De anställda kan själva rätta i mötestiden på ett pass om detta är aktiverat under Inställningar → Stämpelklocka och tidsregistrering. Längst ner på den här sidan kan du välja om de anställda får göra rättelser i sin egen mötestid eller inte:

Om det är aktiverat att de anställda får göra rättelser i sin mötestid, kommer administratörerna att notifieras om detta så att de har möjlighet att ta ställning till rättelsen.

Om exempelvis Amanda har arbetat en timme längre fredagen den 2 augusti 2024, kommer det att se ut så här för administratören. De röda timmarna väntar på godkännande.

Om du klickar på antalet timmar i kolumnen ‘Timmar efter ändringar’ (de röda siffrorna) fälls passet ut, och det blir möjligt att trycka på ‘Godkänn ändringar’ under ‘Hantera ändringar’.

Om du klickar på ‘Godkänn ändringar’, kommer ändringen att godkännas och siffrorna blir gröna. Ett godkännande kan alltid ångras under ‘Hantera ändringar’.

Amanda kommer nu att kunna se från sin profil att rättelsen har godkänts.

Aktivitetslogg och passhistorik

Under menypunkten "Timmar & lön" kan du också se närmare på dina anställdas pass och deras historik/aktivitetslogg om du vill.

Du behöver bara klicka på ett pass under "Timmar & lön". I mitt exempel väljer jag Anitas pass den 5 augusti.

Nu visas en popup, och jag kan se de ändringar som har gjorts på passet. För det första kan du under "Redigard närvaro" se att det ursprungliga passet var från kl. 06:00-14:00. Men precis under kan du se att mötestiden har ändrats till 06.00-15.00. Längst ner i popup-fönstret kan du se att Anita har skrivit att en ny medarbetare var under utbildning, varför hun har rättat mötestiden.

Du kan också se vem som har godkänt Anitas ändringar. I detta fall godkände Anna Anitas ändringar av hennes pass.

Du kan också se när dessa ändringar gjordes. I mitt exempel rättade Anita sin mötestid kl. 16:15, och Anna godkände detta kl. 16:36:

Aktivitetsloggen/passhistoriken är ett bra sätt att få överblick och hålla koll på de ändringar som har gjorts på ett pass.