Skapa ett tidsinlägg för lön
I den här artikeln kommer vi att ta upp:
Så här skapar du ett tidsinlägg i Smartplan
När du ska skapa ett tidsinlägg i Smartplan, väljer du menypunkten “Timmar & lön” på din Smartplan-kontos startsida.
Om du vill göra ett inlägg, klickar du på ‘Välj datum’.
Datumväljaren öppnas, och du kan antingen välja en hel månad genom att klicka på den (t.ex. ‘Juni, 2024’) eller välja start- och slutdatum manuellt.
Om du klickar på "visa timmar från valda scheman", har du möjlighet att exkludera data från specifika scheman i tidsöversikten:
Tidsöversikten för din valda period kan till exempel se ut så här:
I sidopanelen till vänster får du information om:
- Den totala mängden planerade och avhållna timmar
- Om det finns avvikelser mellan planerade och avhållna timmar kommer detta att visas i timmar och procent
- De totala lönekostnaderna för perioden
- Vem som är ansvarig för avvikelsen i arbetstiden – genom att antingen gå tidigare eller senare
Inläggets tabell ger dig en översikt över timmarna för den valda perioden fördelade på de anställda. Vid sidan av varje namn finns det två kolumner: "Timmar på schemat" och "Timmar efter ändringar". Om den anställdes avhållna pass avviker från det som var planerat i schemat, kommer siffrorna i kolumnerna inte att vara identiska. Detta kan till exempel hända om en anställd är frånvarande på ett pass eller om personen stämplar ut senare än väntat.
Låt oss titta på ett exempel: Anita har arbetat två timmar mer än planerat under en månad. Detta kan ses genom att det var planerat 99 timmar för henne i schemat, men hon slutar med att arbeta 101 timmar eftersom hon stämplar ut två timmar senare på ett pass. Ändringen har blivit godkänd av en administratör, eftersom siffran är markerad med grönt:
Beroende på dina inställningar kan du också se de anställdas timbalanser och löner i samma tidsöversikt. Kolumnen "Balans" visar hur mycket den anställdes timmar har avvikit från de planerade timmarna eller deras veckovisa/månatliga standardtimmar. På så sätt kan du enkelt få en överblick.
Lönekolumnen visar de totala lönekostnaderna för den enskilda anställda under perioden.
Klicka på den enskilda anställda för en detaljerad översikt. Här ser du en lista över den anställdas pass för perioden och information om tidsramen för passen, eventuella ändringar i mötestiden och löner.
Aktivitetslogg och passhistorik
Under menypunkten "Timmar & lön" kan du också se närmare på dina anställdas pass och deras historik/aktivitetslogg om du vill.
Du behöver bara klicka på ett pass under "Timmar & lön". I mitt exempel väljer jag Anitas pass den 5 augusti:
Nu visas en popup, och jag kan se de ändringar som har gjorts på passet. För det första kan du under "Redigard närvaro" se att det ursprungliga passet var från kl. 06:00-14:00. Men precis under kan du se att mötestiden har ändrats till 06.00-15.00.
Låt oss titta närmare på denna aktivitet i aktivitetsloggen, som du hittar längst ner i popup-fönstret. Här kan du se att Anita har skrivit att en ny medarbetare var under utbildning, varför hon har rättat mötestiden.
Du kan också se vem som har godkänt Anita ändringar. I detta fall godkände Anna dem.
Du kan också se när dessa ändringar gjordes. I mitt exempel rättade Anita sin mötestid kl. 16:15, och Anna godkände detta kl. 16:36:
Aktivitetsloggen/passhistoriken är ett bra sätt att få överblick och hålla koll på de ändringar som har gjorts på ett pass.