Så här använder ni stämpelklockan via dator eller surfplatta

Det är möjligt att använda stämpelklockan via en dator, surfplatta eller mobiltelefon. I denna artikel går vi igenom hur du kan låta dina anställda stämpla in och ut via en enhet på arbetsplatsen. Du kan läsa mer om:

• Hur du öppnar stämpelklockan
• Vad som händer när du har kopplat dina anställda till platser
• Hur de anställda använder stämpelklockan
• Hur du kan se de anställdas stämplingstider
• Hur du anpassar stämpelklockan efter era behov

Om du inte vill använda stämpelklockan via en dator eller surfplatta kan du istället ge de anställda tillåtelse att stämpla in och ut via Smartplan-appen.

Så här öppnar du stämpelklockan

För att få tillgång till stämpelklockan behöver administratörer hitta länken och den sexsiffriga koden till stämpelklockan under "Inställningar" -> "Stämpelklocka och tidsregistrering".

Här klickar du på "Öppna stämpelklockan". Då får du både länken som ska öppnas samt den sexsiffriga koden som ska anges:

När du har kopplat dina anställda till platser

När du har skapat två eller fler platser på ditt konto och kopplat dina anställda till dessa, kommer din webbläsarstämpelklocka att förändras.

Om du har aktiverat funktionen, kommer du fortfarande att få en stämpelklockslänk som kan användas av alla användare på kontot. Dessutom kommer du att ha möjlighet att tillgå specifika länkar för varje enskild plats. Om du använder dessa, kommer de anställda bara att kunna se andra användare och stämpelklockans aktivitet för den plats de är kopplade till.

Stämpelklockskoden är giltig för alla platser.

Så här använder de anställda stämpelklockan

När du har aktiverat stämpelklockan kommer alla att kunna se följande översikt:

Dina anställda kan stämpla in och ut genom att bara klicka på sitt eget namn. De kommer då att bli ombedda att ange sina personliga fyrsiffriga lösenord. Om de inte kommer ihåg sina koder kan de klicka på länken för att få koden skickad till sin e-post:

När den fyrsiffriga koden har angetts ska de välja det pass de vill stämpla in på. Samma förfarande gäller när den anställde ska stämpla ut.

När den anställde stämplar ut kan de också skriva en kommentar om det är nödvändigt. Om en anställd till exempel stämplar ut före planerad tid kan de ange en kommentar om varför detta skett.

Om dina anställda har en obetald paus kan du ställa in stämpelklockan så att de anställda ska ange sin paus via stämpelklockan. Stämpelklockan kan antingen ställas in så att de stämplar för paus under dagen, eller så att de anger pausen när de stämplar ut. Om de har betalda pauser behöver de inte stämpla för paus, eftersom pauserna automatiskt dras av från de anställdas timmar i "Timmar och lön".

Det är också möjligt att skapa pass direkt via stämpelklockan. Detta kan vara användbart om du inte har ett fast schema, så att de anställda själva kan skapa sina pass som du sedan har möjlighet att godkänna eller rätta.

Så här hittar du de anställdas in- och utstämplingstider

All aktivitet vid stämpelklockan kan ses på höger sida av stämpelklockan. Här kommer du i kronologisk ordning att kunna se vem som har stämplat in för sina pass eller pauser och vem som har stämplat ut:

Dessutom kan du också se de anställdas in- och utstämplingstider under menypunkten "Stämpelklocka". Här kan du se alla tidsregistreringar som gjorts via stämpelklockan under dagen. Det betyder att om du till exempel tittar kl. 01:00, så kommer du bara att se pass som startat efter midnatt. Du kan dock också klicka på "Visa pass från igår" under varje plats, så kommer du att se passen från föregående dag.

Om du behöver rätta mötestiden för ett av passen eller godkänna mötestiden kan du göra detta genom att klicka på kugghjulet vid passet:

Slutligen kan de anställdas in- och utstämplingstider också alltid ses under menypunkten "Timmar & lön". Här kan du få en översikt över dina anställdas mötestider och godkänna dem:

Här visas den anställdes mötestid med röd skrift eftersom den avviker från det planerade schemat. Den anställde hade i detta fall inget planerat pass i schemat, och därför uppmärksammas du särskilt på denna mötestid. På höger sida kan du godkänna den anställdes mötestid.

I tidsöversikten är det möjligt att få fler detaljer om rättelserna av ett pass. Detta kan du göra genom att trycka på den ändrade mötestiden:

I aktivitetsloggen kan du se ändringarna för ett pass och vem som har gjort vilka ändringar.

Den anställdes mötestid kan rättas av den anställde själv eller av en administratör, och detta kommer också att visas i aktivitetsloggen - både när det rättades och av vem.

Så här anpassar du stämpelklockan efter era behov

Det kan variera från företag till företag hur stämpelklockan ska ställas in. Därför är det möjligt att bestämma följande i inställningarna:

• Huruvida ett förväntat sluttid ska anges för pass som inte är planerade i förväg
• Huruvida en paus ska anges för passet
• Om timmar vid instämpling före planerad tid ska räknas med
• Om timmar vid utstämpling efter planerad tid ska räknas med
• Om anställda ska få timmar vid utebliven instämpling
• Om in- och utstämplingstider ska godkännas automatiskt.

Du hittar inställningarna för stämpelklockan på samma plats som länken och den sexsiffriga koden under "Inställningar" -> "Stämpelklocka och tidsregistrering".

Längst ner på denna sida kan du också välja om de anställda manuellt får rätta sina tidsregistreringar. Denna inställning är oberoende av stämpelklockan.