Skapa en anställd via menypunkten "Anställda"

Den här artikeln är relevant för kontoägare och administratörer. Superanvändare med rättigheter att hantera anställda kan redigera anställdas profiler, men de kan inte skapa nya anställda på kontot.

Du kan skapa anställda på två ställen i Smartplan: genom att klicka på “Anställda” i menyn eller när du planerar ett schema. Det här kapitlet handlar om hur du gör det under "Anställda".


I den här artikeln kan du läsa mer om:


Så här skapar du en anställd

Titta högst upp på din skärm och klicka på menypunkten “Anställda”:

I toppen av skärmen hittar du en länk som heter “Skapa ny anställd”:

Klicka på “Skapa ny anställd”.


Nu får du upp en popup där du kan skapa din anställd. Det är bara två fält du måste fylla i: Förnamn och jobbtyp. Resten kan vänta till senare:

Jag har fyllt i Amandas förnamn, och jag har valt att hon har jobbtypen “Kock”. Listan med jobbtyper kanske du känner igen från när du skapade ditt konto. Jobbtyper används för att ange vilken typ av pass det är och vilka kompetenser som krävs för att ta passet.


E-posten kan du fylla i om du känner dig redo att bjuda in din anställda till Smartplan. Om du fyller i e-posten skickar vi ett inbjudningsmail till din anställd med en länk till en sida där de kan komma in i Smartplan. Du kan alltid skicka inbjudan senare när du känner dig redo.


Lägg till extra information om dina anställda

Om du klickar på den gröna pilen vid "Extra information" kommer du att se fler alternativ för att lägga till extra information om din anställd, om det behövs.

Du kan till exempel här lägga till den anställdes lönenummer, som är det nummer din anställda är registrerad med i lönesystemet. Det finns också möjlighet att välja vilken löntyp den anställda har.

Den extra information du kan fylla i är standardfält i systemet. Du har också möjlighet att lägga till fler fält för extra information om dina anställda under Inställningar → Smartplan inställningar → Information om anställd.


Här har du möjlighet att lägga till fler fält för informationen om dina anställda. Klicka på "Tillför fält".


Därefter kan du 1) namnge fältet, 2) välja vilken typ av information det handlar om (om det ska fyllas i en text, datum eller ett fil). Dessutom ska du 3) ange synligheten. Det vill säga att du ska ange om informationen bara ska vara synlig för administratörerna på kontot, eller om alla ska ha tillgång till informationen under menypunkten "Anställda". Till sist ska du välja 4) vem som har rättigheter över informationen (om informationen bara kan läggas till/redigeras av administratörerna, eller om de anställda själva också ska kunna lägga till/ändra informationen).

I mitt exempel vill jag att de anställda själva ska kunna lägga till sin storlek i byxor, t-shirt och sitt födelsedatum, och att födelsedatum är synlig för alla under menypunkten "Anställda".


När du är klar ska du bara trycka "Spara".


Om era anställda själva kan redigera sina uppgifter, har de nu möjlighet att lägga till denna information, och annars kan det också läggas till av en administratör när den anställda skapas:

Klicka bara på "Spara information" när du har fyllt i informationen.


När du är klar med att fylla i den nödvändiga informationen om din anställd ska du trycka på "Skapa". Nu är den anställda skapad. Du kan nu se att den nyss skapade anställda visas i listan över anställda.


Skapa och bjud in flera anställda på en gång

Längst upp till höger kan du skapa en ny anställd, men du kan också bjuda in många anställda på en gång. Om du trycker "Bjud in fler anställda på samma gång." kommer en ruta att visas med en länk som du kan skicka till dina anställda.

Med den länken kan de själva skapa sina användare. Du behöver inte fylla i deras uppgifter.


Se en översikt över hur många anställda du har tillgängliga och kan skapa

Till vänster kan du se statusen för hur många anställda du har skapat på kontot av det totala antal anställda du har tillgängliga genom ditt Smartplan-abonnemang. I mitt exempel har jag skapat 10 av de 15 anställda som mitt Smartplan-abonnemang tillåter.

Dessutom kan jag se att 4 av de anställda ännu inte har blivit inbjudna. Detta innebär att jag ännu inte har fyllt i deras e-post och de har därför ännu inte blivit inbjudna till Smartplan. Klicka på "fyll i e-post och bjuda in dem nu" om du vill fylla i e-post för de anställda som ännu inte har en e-post kopplad.


Om en anställd inte får inbjudningsmailet

Tyvärr händer det ibland att en anställd inte får inbjudningsmailet från Smartplan.


Den anställda bör alltid kontrollera sin skräppost, eftersom e-post från Smartplan ibland hamnar där.


Om en anställd fortfarande inte kan hitta inbjudningsmailet kan en administratör skicka ett aktiveringslänk till den anställda. Administratörerna kan hitta aktiveringslänken under menypunkten "Anställda". Klicka sedan på "Omsänd e-post med inbjudning" bredvid den angivna anställda:

Därefter kommer du att se möjligheten att skicka inbjudningsmailet igen genom att klicka på "Skicka igen", men du kommer också att se en aktiveringslänk som du kan skicka till din anställda. Detta är samma länk som den anställda skulle ha fått i inbjudningsmailet. Via denna länk kan den anställda aktivera sitt konto med sin e-postadress och välja ett lösenord.

Besvarade detta din fråga? Tack för feedbacken Det uppstod ett problem med att skicka din feedback. Försök igen senare.