Ofta ställda frågor om timbalanser

Här hittar du några av de vanligaste frågorna angående användningen av timbalanser i Smartplan.

“Hur lägger jag till de anställdas nuvarande balanser i Smartplan?”

Om du redan har en redovisning över dina anställdas nuvarande timbalanser kan du enkelt lägga till dessa i Smartplan. På så sätt slipper ni börja från början.

Du lägger till de anställdas nuvarande timbalanser som en ersättning för varje enskild anställd. Detta gör du under “Timmar & lön”.

Här skapar du en post för en period, och sedan hittar du de anställdas timbalanser i kolumnen “Balans” bredvid varje enskild anställd.

När du klickar på en anställds balans får du möjlighet att lägga till en ersättning:

Ersättningar kan ha både ett positivt eller negativt värde, så oavsett vad den anställdas nuvarande timbalans är, kan du lägga till den i Smartplan.

“Är det möjligt att använda timbalanserna för pass som redan har genomförts i Smartplan?”

Ja, du kan använda balanserna för pass som redan har genomförts. Timbalanserna baseras på det startdatum som sätts för den anställdas första standard. Det innebär att om timbalansen exempelvis ska beräknas från början av året, lägger du bara till en standard för den anställda som börjar den 1 januari 2021.

Standarden lägger du till under “Inställningar” → “Smartplan Inställningar” → “Timbalanser”. Här kan standarden ställas in för varje enskild anställd:

“En av mina anställda har inställningen ‘Genomförda timmar minus standarden’. Vad händer om jag skapar en tidspost som innehåller timmar som inte har genomförts?”

Om du har valt att använda genomförda timmar för att beräkna den anställdas balans, kommer dessa timmar i första hand att användas som bas för balansen. Men det kan uppstå en situation där du skapar en tidspost som innehåller timmar som ännu inte har genomförts. I dessa fall använder vi istället de planerade timmarna för att beräkna balansen.

Det innebär att om du till exempel skapar en post den 31 augusti för perioden 1 augusti - 30 september, kommer balansen för augusti månad att baseras på de genomförda timmarna, medan balansen för september månad beräknas utifrån de planerade timmarna. På så sätt används de planerade timmarna endast för de pass som den anställda ännu inte har genomfört.

"Vilket startdatum ska jag välja för mina anställdas timbalanser?"

Du kan välja vilket datum du vill. Det du bör komma ihåg är att den anställdas balans endast kommer att beräknas från det valda datumet och framåt. Dessutom inkluderar balansen endast data från Smartplan.

Därför kan det vara lämpligt att välja den tidpunkt då du började registrera dina anställdas närvaro i Smartplan som startdatum för balanserna.

Exempel: Du började använda Smartplan den 1 januari, men använde systemet endast för att planera schema till en början. Från och med den 1 mars började du registrera de anställdas närvaro i Smartplan, till exempel via stämpelklockan. Därför kan det vara meningsfullt för dig att välja den 1 mars som startdatum, även om det kanske nu är flera månader sedan. Du kan lägga till de timbalanser som de anställda hade före den 1 mars som en ersättning på deras balanser i Smartplan (se fråga 1 i denna artikel).

Dessutom rekommenderar vi alltid att starta timbalansen den första dagen i en period, eftersom du då får den mest överskådliga överblicken. Det innebär att om dina timbalanser beräknas på veckobasis, rekommenderar vi att sätta startdatum som en måndag, och om balansen beräknas på månadsbasis rekommenderar vi att välja den 1:a i månaden. Det är dock också möjligt att välja en annan tidpunkt - i så fall beräknar systemet den korrekta balansen åt dig.

"Kan jag ha flera standarder samtidigt?"

Om dina anställdas standarder förändras från månad till månad eller vecka till vecka, kan du ställa in så många standarder som du vill.

Exempel: Du kan ställa in en standard med startdatum den 1 mars, som är på 100 timmar per månad, och dessutom ställa in en standard med startdatum den 1 april, som är på 120 timmar per månad. Konsekvensen av detta blir att standarden på 100 timmar per månad endast gäller för mars månad. I april ersätts den av den andra standarden på 120 timmar.

Om du upptäcker att du har ställt in en standard felaktigt, behöver du inte oroa dig. Du kan alltid ändra den igen, oavsett om det gäller startdatum, standardtimmar eller period. All din data är fortfarande sparad i Smartplan.