Exportera till Excel

Om du vill exportera timmar från Smartplan till Excel börjar du med att välja menypunkten “Timmar & lön” och välja ‘välj datum’.

En datumväljare öppnas. Här väljer du den period som du vill exportera till Excel, till exempel perioden 1 juni - 30 september.

En översikt visas över timmar per anställd för perioden.

Här kan du också se om det har gjorts ändringar i de planerade timmarna och om ändringarna är godkända (grön) eller inte (röd). Även om ändringarna inte är godkända kommer de fortfarande att inkluderas i Excel-exporten, vilket innebär att om ändringarna är felaktiga måste de ändras först.

Till vänster finns en knapp där det står ‘Exportera till Excel’. Klicka här när du är redo att exportera.

När exporten har exporterats till Excel, kommer den att kunna ses under ‘Senaste Excel-export’. Klicka här för att hämta dokumentet. Dokumentet heter ‘Exporterar’ följt av de datum du har valt.

Om du öppnar Excel-dokumentet möts du av en introduktion i dokumentets första flik. Här förklaras vad du hittar i dokumentet.

I Excel-rapporten finns det olika flikar. Flikarna heter ‘Rapport’, ‘Distribuerad mellan ställningar’, ‘Dagsöversikt’, ‘Personöversikt’, ‘Timmar per person’, ‘Frånvaroöversikt’, ‘Timbalans' och ‘Personalliggare’. Dessa ark ger på olika sätt en översikt över timmarna för den valda perioden.

Det är möjligt att använda Excel-dokumentet för att köra löner. Om ditt företag använder tillägg för kvälls-/helgarbete kan du till exempel gå in under fliken ‘Timmar per person’ för att se hur många timmar varje anställd har arbetat samt när under dagen/veckan.

Under ‘Personöversikt’ hittar du totalt antal timmar per person samt antal pass och deras varaktighet.

Under fliken ‘Distribuerad mellan ställningar’ hittar du timmarna uppdelade efter jobtyp. I detta fall ser arket ut så här:

Rör dig runt i dokumentet för att lära dig mer om rapportens olika flikar. Skriv gärna till support@trysmartplan.com om du har några frågor till oss.