Så här fungerar mallen

Denna artikel är relevant för kontoägare, administratörer och superanvändare med rättigheter att hantera scheman.

När du lägger till pass i mallen kopieras dessa automatiskt till själva schemat. Mallen kan därför spara dig mycket manuellt arbete när du planerar ditt schema.


I denna guide visar vi dig:


Hur du hittar mallen

Du får tillgång till mallen när ditt schema är i planering/redigering. När det är det, tryck på knappen “Schemamall”:

Du bestämmer hur många veckor din mall ska sträcka sig över. Om du till exempel vill ha två, fyra eller tio veckor, lägger du bara till fler veckor i mallen. Du kan lägga till dessa genom att klicka på "Lägg till vecka till mall":

Om du av misstag lägger till för många veckor i din mall kan du alltid ta bort dem genom att klicka på "Ta bort vecka från mall":

Lägg till pass i mallen

När du har lagt till det antal veckor din mall ska innehålla kan du börja lägga till pass i mallen.


Börja med att klicka på “Lägg till arbetspass”:

Tidsintervallet anger när passet börjar och slutar, om det är ett stängningspass och om medarbetaren har en obetald paus. Du kan också bestämma hur många pass som ska finnas under ett tidsintervall. Det kan vara ett eller flera.

Här har jag lagt till pass mellan kl. 8 - 16. Eftersom jag inte vill bemanna passen direkt, sätter jag dem först som "Lediga pass".


Om du har skapat alla pass du vill ha för en vecka och vill lägga till samma pass i en annan vecka kan du enkelt klicka på "Kopiera vecka":

Därefter klickar du bara på den vecka du vill kopiera passen till:

Så snart du skapar dina pass i mallen kopieras de automatiskt till schemat. Om du klickar på "Schema" kan du se alla pass som har kopierats från mallen:

Hur du bemannar pass i mallen

Om ditt bemanningsbehov upprepas från vecka till vecka, men du inte alltid vill ha samma medarbetare på passen, ska du bemanna dina pass direkt i schemat istället för i mallen.


Du kan enkelt bemanna passen genom att välja en medarbetare i översikten på höger sida och klicka på kopieringsikonen:

Alla de pass som medarbetaren kan ta baserat på sina jobbtyper kommer nu att markeras, och du kan sätta medarbetaren på pass genom att bara klicka på dem:

Om du vill att samma medarbetare ska ha samma pass varje vecka kan du bemanna schemat i mallen. Här kan du återigen enkelt sätta medarbetarna på pass genom att välja dem i listan, klicka på kopieringsikonen och välja de pass som medarbetaren ska ha.


Hur mallen tar hänsyn till dina pass i själva schemat

Om du gör ändringar i ett tidsintervall i schemat kommer mallen att följa dessa.


Här har jag gett Josefin ett pass på fredagen i schemat:

Därefter har jag gett samma pass till Bosse, men detta gjorde jag i mallen:

Mallen skriver inte över schemat, och därför har Josefin fortfarande passet om jag går in i schemat igen:

Om du vill att schemat ska följa mallen klickar du bara på “Återgå till mall" längst ner på den aktuella dagen:


Hur du sparar mallen för senare användning

Ofta vill du nog återanvända dina mallar vid ett senare tillfälle. Om så är fallet kan du spara mallen genom att bara klicka på "Spara mall":

Därefter öppnas ett fält där du skriver in namnet på din mall och klickar på “Spara”:


Hur du infogar en sparad mall

När du senare ska skapa ett nytt schema och vill använda en tidigare sparad mall, klickar du bara på "Visa och importera mallar":

I listan till vänster ser du alla mallar som har skapats på kontot. Här hittar du den mall du vill använda och klickar bara på "Importera mall" för att infoga den i det aktuella schemat:

Observera att innehåll du redan har lagt till i mallen kan skrivas över när du infogar en befintlig mall via mallverktyget.


Om du har delat upp dina medarbetare i platser: Om du har valt att knyta dina medarbetare till platser kan dina mallar också kopplas till platserna. Om du vill koppla en mall till en plats väljer du bara mallen och sedan den önskade platsen under "Tilldelad plats".


Du kan använda filtret i det övre vänstra hörnet för att hitta mallar för en specifik plats:

Det betyder också att superanvändare endast har tillgång till de platser som är tillgängliga för antingen hela kontot eller de platser där de själva är superanvändare.


En annan sak att vara medveten om är om du infogar en mall som innehåller bemannade pass. Om medarbetarna som ingår i mallen inte är knutna till den plats där du skapar schemat, kommer bemanningen att raderas på deras pass. Detta innebär att passen istället kommer att visas som lediga pass i mallen.


Redigera mallar i mallverktyget

Om du vill redigera en specifik mall måste du först skapa ett schema som ännu inte innehåller en mall. Under "Schemamall" klickar du på "Visa och importera mallar" för att öppna mallverktyget.


Dina mallar är grupperade i tre kategorier:


1. Namngivna mallar: Denna kategori inkluderar mallar som du eller dina kollegor medvetet har valt att spara för senare användning.

2. Onamngivna mallar: Om du skapar ett nytt schema och skapar en mall i det men inte väljer att spara mallen, sparar vi den ändå åt dig i denna kategori.

3. Arkiverade mallar: När du väljer att arkivera en mall i listan kommer den inte att raderas helt. Du hittar arkiverade mallar i den tredje kategorin, där du kan återställa dem om du behöver.


Välj den mall du vill göra ändringar i. Om det enda du vill ändra är titeln på mallen kan du enkelt göra det direkt i mallverktyget. Välj bara mallen och klicka på "Ändra namn":

För alla andra ändringar måste du infoga mallen:

Så snart du har infogat mallen kan du göra så många ändringar som du vill. Det kommer inte att ändra något i den ursprungliga mallen. När du är klar med dina ändringar kan du spara mallen på två olika sätt.


"Spara mall"

Den första möjligheten är att klicka på "Spara mall":

Detta innebär att din mall kommer att sparas som den senaste versionen av mallen. I mallverktyget kommer den att visas som den nya originalversionen av mallen.


Genom att spara dina ändringar som en ny version av mallen kan du enkelt se när ändringar har gjorts i mallen och vad som har ändrats jämfört med den tidigare versionen.


Dessutom är det enkelt för dig att komma åt och infoga tidigare versioner av mallen om du vill. När du förhandsgranskar mallen i mallverktyget kan du se de olika versionerna av mallen. Du kan infoga vilken som helst av dessa versioner genom att klicka på den och välja "Använd mall":

"Spara som ny"

När du har redigerat en befintlig mall behöver du inte nödvändigtvis spara den som en ny version av mallen. Du kan också spara den som en helt ny, separat mall om du vill. Klicka i så fall bara på "Spara som ny":

Som med vilken annan ny mall som helst måste du därefter ge den ett namn:

Så snart mallen har sparats kommer den att visas i listan med namngivna mallar tillsammans med de andra mallar du kan ha sparat. Det blir den första versionen av en helt ny mall.


Hur du arkiverar en mall

Om du har mallar som du inte längre använder kan du flytta dem till mallarkivet. Öppna bara mallverktyget, välj den mall du vill arkivera och klicka sedan på "Arkiv" i det övre högra hörnet:

Detta innebär inte att mallen raderas helt. Du kan alltid komma åt den igen genom att gå till "Arkiverade mallar" i mallverktyget. Här får du en översikt över dina arkiverade mallar och du kan också välja att importera en arkiverad mall i ditt schema. Om du har ändrat dig kan du också välja att aktivera mallen igen genom att klicka på “Återställ":

Du har självklart också möjlighet att radera dina mallar helt. Klicka i så fall på “Ta bort permanent" till höger om knappen "Återställ".

Besvarade detta din fråga? Tack för feedbacken Det uppstod ett problem med att skicka din feedback. Försök igen senare.