Så här lägger du till frånvaroregistreringar i samband med lönekörning
Denna artikel är relevant för kontoägare och administratörer, eftersom det endast är dessa användartyper som har tillgång till kontoinställningarna. Superanvändare med rättigheter att se och exportera lön kan köra lön via "Timmar & lön", men de kan inte komma åt löneinställningarna.
Om dina medarbetare exempelvis ska få sjuklön istället för full lön vid sjukdom kan du hantera detta i Smartplan genom att använda frånvaroregistreringar.
I denna artikel går vi igenom hur du:
Så här skapar du nya frånvaroregistreringar
Gå till "Inställningar" -> "Smartplan Inställningar" -> "Lön" för att ställa in frånvaroregistreringar längst ner på sidan under "Registrering av frånvaro (valfritt)".
För att komma igång klickar du bara på "Lägg till frånvaroregistrering", och då får du möjlighet att fylla i den nödvändiga informationen:
Namnge frånvaroregistreringen
I detta fält ger du registreringen ett namn som hjälper dig att få bästa möjliga översikt över dina löneinställningar. Det kan till exempel vara "Sjukdom, timlön" eller ett annat namn som indikerar vilken typ av frånvaroregistrering det handlar om.
Välj frånvarotyp
Här kan du se de olika frånvarotyperna som ni har skapat på ert konto. Du behöver bara välja den frånvarotyp som registreringen ska gälla för.
Du kan också välja om frånvaron ska ha lönetillägg som vanliga timmar, till exempel om kvälls-, helg- eller helgdagstillägg fortfarande ska betalas ut.
Tillägget ska gälla för
Precis som när du lägger till lönetillägg, väljer du när denna lön ska betalas ut. Ska det gälla för alla dagar? Eller kanske bara på helgdagar? Du styr detta helt själv.
Frånvaroregistreringen ska gälla för utvalda medarbetare
Här kan du välja om frånvaroregistreringen ska gälla för alla dina medarbetare eller bara för vissa personer.
Ange tidsintervall för tillägget
Om frånvaroregistreringen ska gälla hela dygnet fyller du i "00:00-24:00", annars kan du fylla i ett kortare tidsintervall om det bara ska gälla under vissa timmar.
Timlön
Här kan du definiera värdet av frånvaroregistreringen i förhållande till hur mycket medarbetarna ska få under en frånvaroperiod per timme. Du kan antingen välja att fylla i en specifik timlön eller välja att ange en procentandel istället. Det innebär att Smartplan beräknar betalningen för frånvaron baserat på den lönetyp som den anställda har.
Om du har gett olika jobbtyper olika löner kommer betalningen alltid att beräknas baserat på den timlön som medarbetaren hade för det specifika passet. Observera att det är viktigt att medarbetaren faktiskt har ett pass med den specifika jobbtyp under frånvaron.
Ange löntyp för tillägget
För varje tillägg kan du välja att ange en löntyp. Detta är dock inte nödvändigt. Du kan också välja att inte fylla i löntypen och bara fylla i timlönen. Du väljer själv vad du vill fylla i som löntyp (om du vill fylla i det), eftersom filen inte ska importeras vidare till ett annat system.
Så här hanterar du medarbetarnas frånvaro i Smartplan
När en medarbetare anmäler sjukdom och de till exempel ska få sjuklön istället för full lön, hanterar du det på följande sätt:
1. Frånvaro registreras för medarbetaren. Detta kan antingen medarbetaren själv göra eller en administratör. Frånvaron ska endast registreras för de timmar som medarbetarens pass skulle ha varat.
2. En administratör godkänner frånvaron och väljer i samband med godkännandet att medarbetarens pass ska ge 0 timmar under sjukdomsperioden.
3. Inne i löneinställningarna säkerställer administratören att medarbetaren är vald under frånvaroregistreringen.
På detta sätt kommer medarbetaren istället för sin normala lön att få den ersättning som frånvaroregistreringen täcker.