Så här fungerar passbyte

I Smartplan kan medarbetarna byta pass med varandra, och detta kan enkelt göras antingen på en dator eller i Smartplan-appen.

Administratören på kontot kan ställa in om passbyten ska godkännas av en administratör eller inte. Det innebär att ett passbyte kan genomföras utan inblandning av administratören.

I den här guiden hittar du följande:

• Ställ in notiser för passbyte
• Så fungerar passbyte i schemat
• Överlämna pass via användarprofil
• Bekräfta eller avvisa passbytenförfrågningar
• Begäran om att ta över pass
• Sätt ett pass som ledigt

Ställ in notiser för passbyte

Om du vill vara säker på att få information om passbyten som är relevanta för dig, kan du kontrollera att dina notifikationsinställningar är korrekt inställda.

Du hittar dina notisinställningar under Inställningar > Notifikationsinställningar. Här kan du kontrollera om du har markerat “Passbyte aktivitet":

Så fungerar passbyte i schemat

Om du vill göra ett passbyte, klickar du bara på det pass du vill byta. Därefter visas följande alternativ:

Du kan nu välja mellan "Överlåt pass" eller “Gör pass tillgängligt".

I det följande går vi igenom alternativet "Överlåt pass".

När du har klickat på "Överlåt pass" ska du välja den person du vill överlämna passet till:

I exemplet ovan väljer vi att överlämna passet till Sarah och bekräftar detta genom att klicka på "Överlåt arbetspass".

När detta är gjort skickas en inbjudan till Sarah så att hon kan acceptera passbytet. Passbytet genomförs därför inte direkt, eftersom din kollega och eventuellt en administratör måste godkänna det först.

Detta blir synligt om man klickar på det pass vi har velat överlämna till en annan medarbetare:

Här framgår det att passbytet väntar på svar, där man kan se att det är Sarah och en administratör som behöver godkänna passbytet innan det är fullbordat.

Samma översikt är också tillgänglig i användarens egen profil: I översikten "Planerade skift" kan du under sektionen "Utgående pass" hålla koll på statusen för dina passbytesförfrågningar. Du kan se detta här:

Överlämna pass via användarprofil

Förutom att göra passbyten direkt i ert schema kan du också initiera ett passbyte från din egen användarprofil, både i webbläsaren och i appen.

I din användarprofil kan du klicka på det pass som du vill överlämna direkt från översikten "Kommande arbetspass". Här vill jag byta passet den 4 december:

Du förs då direkt till den aktuella dagen i ert schema. Nu kan du begära ett passbyte precis som beskrivs i avsnittet "Så fungerar passbyte i schemat".

Bekräfta eller avvisa passbytesförfrågningar

Ett passbyte sker alltid mellan två aktiva användare; en person som vill byta bort sitt pass och en person som tar över detta pass. I det följande visar vi hur mottagaren av passbytet kan hantera denna passbytesförfrågan.

I detta exempel har Josefin bett Sarah att ta hennes pass. Denna förfrågan blir synlig genom en notis som visas i den övre menyraden under "Min profil":

När du klickar på "Min profil" förs du till din profil. Här kan du se fältet "Inkommande pass", där du hittar dina passbytesförfrågningar. Här kan du se vilket pass det handlar om och vem som har skickat förfrågan.

I detta exempel har Josefin frågat om Sarah kan ta passet den 4 december från klockan 08:00-16:00. Längst till höger kan du se att man antingen kan acceptera eller avvisa detta passbyte.

Så snart Sarah har klickat på "Acceptera passbyte" kommer förfrågans status att ändras, och du kommer att kunna se att det nu bara krävs godkännande från en administratör på ert konto.

Användaren som initierade passbytet får också samma uppdatering. På så sätt kan de följa att passbytet bara behöver godkännas av en administratör innan det är fullbordat.

Begäran om att ta över pass

Mottagaren av ett pass kan också initiera ett passbyte. Detta är dock endast möjligt i ett schema som redan är publicerat.

När du som användare väljer ett pass i ert schema och klickar på det kommer följande översikt att bli synlig:

I detta exempel vill Sarah ta över ett pass från Josefin den 6 december.

För att begära att ta detta pass ska du klicka på “Förfrågan om att ta över arbetspasset":

Efter att ha skickat denna begäran till Josefin kommer Sarah att kunna se statusen för denna begäran både i schemat och i sin egen profil.

I schemat:

I profilen ser det ut så här:

För att godkänna denna begäran följer man samma procedur som beskrivs i avsnittet ovan där man vill överlämna sitt pass.

Sätt ett pass som ledigt

I vissa fall kanske en medarbetare vill avsätta sitt pass utan att ha en specifik medarbetare i åtanke för att ta över det. Här är det möjligt att sätta passet som ledigt.

I detta exempel vill Sarah sätta sitt pass som ledigt:

När "Gör arbetspass tillgängligt" har klickats på måste detta godkännas igen genom att klicka på "Ja tack, gör det tillgängligt", som är markerat nedan.

Efter detta kommer både Sarah och hennes kollegor att kunna se i schemat att Sarah vill avsätta sitt pass. Detta blir synligt genom den lilla blå ikonen som ses i högra hörnet av Sarahs pass. Detta betyder att andra medarbetare kan ta detta lediga pass:

När Sarahs kollegor öppnar sitt schema och klickar på passet med den blå ikonen, kommer de att kunna se att det är möjligt att ta detta pass. Detta görs genom att klicka på "Ta passet":

Sammanfattning

Både vid passbyte och när man sätter sitt pass som ledigt gäller principen att passet inte har bytts förrän denna begäran har accepterats av passbytesmottagaren och eventuellt en administratör, eller i fallet med lediga pass, har övertagits av en annan medarbetare. Fram till dess kommer medarbetaren med passbytesönskan att stå som ansvarig för det aktuella passet. Först när alla parter är överens kommer passet att tilldelas passbytesmottagaren.

Kontakta oss om du har några frågor

Tveka inte att skriva till oss om du har frågor om hur man hanterar passbyte.

Du kan kontakta oss via chatten på ditt Smartplan-konto eller genom att skicka ett e-postmeddelande till support@trysmartplan.com.