Intro: Användarvänlig och överskådlig frånvarohantering i Smartplan
När du skapar dina scheman samtidigt som du också ska hålla koll på alla vardagens uppgifter, kan du snabbt tappa överblicken över vilka medarbetare du har tillgängliga. I denna artikel går vi igenom hur Smartplan kan hjälpa dig att behålla överblicken.
När dina scheman möter verkligheten är plötslig frånvaro en av de saker som potentiellt kan skapa kaos i din ursprungliga planering. Frånvaro kan uppstå i många olika former, såsom:
- Sjukdom
- Semester
- Kompensationsledighet
- Akuta situationer i familjen
- Osv.
Om du väljer att skapa ditt schema i Smartplan, är det i de flesta fall också meningsfullt att hantera frånvaro i systemet. På detta sätt har du all information samlad på ett ställe och kan ta hänsyn till frånvaron när du skapar dina scheman. Genom att registrera frånvaro i Smartplan och visa det i dina scheman, kommer hela ditt team alltid att vara uppdaterat om vem som är på jobbet och vem som är frånvarande.
Låt oss titta närmare på hur frånvaro hanteras i Smartplan.
Frånvarokalendern
Vi har valt att visa all frånvaro i en kalender eftersom vi tror att det ger dig den bästa möjliga överblicken över frånvaro på ert konto. Det gör det enkelt för dig att se vilka perioder som har många frånvarande medarbetare, och du kan därför vara extra uppmärksam på dessa. Det är också ett bra sätt att säkerställa att semesterperioderna fördelas rättvist mellan dina medarbetare. Du hittar frånvarokalendern under menyalternativet "Semester & frånvaro" i menyn.
Både administratörer och vanliga användare kan registrera frånvaro, och all sådan frånvaro visas i kalendern. Den enda skillnaden är att när en vanlig användare registrerar frånvaro visas det som en begäran som väntar på godkännande. Det innebär att en administratör måste godkänna begäran innan frånvaron blir giltig.
Varje frånvaro registreras med en frånvarotyp, så att du kan hålla koll på vilken typ av frånvaro det handlar om för dina medarbetare. Du kan själv skapa nya personliga frånvarotyper om ni har behov av det.
Så hänger frånvaro ihop med resten av systemet
Det smarta med frånvarosystemet, förutom att det ger dig en enkel överblick, är att det också är integrerat med dina scheman. Vad innebär detta i praktiken? När du registrerar frånvaro kontrollerar Smartplan om medarbetarna har några pass i dina scheman under frånvaroperioden. Om så är fallet kan du med ett enkelt klick välja vad som ska hända med dessa pass:
Samtidigt har du också möjlighet att visa frånvaro i schemat. Detta kan vara till stor hjälp om du behöver justera ditt schema på grund av frånvaron. Godkänd frånvaro visas högst upp på dagarna i schemat. Och om du vill ge den frånvarande medarbetarens pass till en annan person, kommer Smartplan att visa dig vem som är tillgänglig under tidsperioden:
Det minimerar risken för att du av misstag tilldelar ett pass till en frånvarande medarbetare.
Håll koll på en viss typ av frånvaro med vår semesterkonto
Semesterkontot är en funktion som fungerar tillsammans med frånvaron. Den ger dig möjlighet att välja en frånvarotyp, varefter du kan se hur många frånvarodagar medarbetarna har haft av denna typ under ett år. De flesta av våra kunder använder denna funktion för att hålla koll på medarbetarnas semesterdagar, så att de snabbt kan ta reda på hur många semesterdagar medarbetarna har kvar under resten av året.