Semesterkonto
Semesterkontot hjälper dig att hålla reda på antalet dagar som dina anställda har för en viss frånvarotyp. Det hjälper dig också att hålla reda på om antalet dagar överskrider en definierad gräns. Det är helt upp till dig om semesterkontot ska aktiveras på ert konto.
Även om semesterkontot i teorin är utformat för att hålla koll på dina anställdas tillåtna semesterdagar, är det utformat på ett sätt som gör att du kan hålla reda på vilken frånvarotyp som helst som du önskar.
Observera dock att det endast är hela frånvarodagar som räknas med. Tidsbaserad frånvaro inkluderas inte i balansen.
Inställning av semesterkonto
För att aktivera semesterkontot på ert Smartplan-konto ska du gå till "Inställningar" -> "Smartplan Inställningar" -> "Semester & frånvaro" och markera rutan:
Inställningar
Därefter kan du titta på de tillgängliga inställningarna:
Perioden som frånvaron ska räknas för är semesteråret. Året behöver inte nödvändigtvis vara från 1 januari till 31 december. Du kan fritt välja ett startdatum för semesteråret, och sedan löper året 12 månader från det datumet.
Som nämnts ovan kan du välja vilken frånvarotyp som ska påverka semesterkontot. Det kan vara frånvarotypen "Semester", eller så kan det vara en av dina egna användardefinierade frånvarotyper, om du istället önskar det.
De följande två inställningarna handlar om helgdagar och helger. Detta är ofta dagar då anställda ändå inte ska arbeta, och därför väljer du själv om frånvaro på dessa dagar ska påverka de anställdas semesterkonton. Om du till exempel väljer att frånvaro på söndagar inte ska inkluderas, och du sedan lägger till en veckas frånvaro för en anställd, kommer endast sex dagars frånvaro att läggas till i semesterkontot.
Slutligen har du en inställning angående synlighet. Anställda har normalt möjlighet att se sina egna semesterkonton på sina profiler samt när de skapar frånvaroförfrågningar. Men om du istället vill att det endast ska vara administratörerna på kontot som ska kunna se de anställdas semesterkonton, kan du också välja det. I så fall kommer de anställda inte att kunna se sina egna konton.
Semestergränser
Längst ner på frånvarosidan har du möjlighet att lägga till tillåtna gränser för var och en av dina anställda.
Du klickar bara på “Ange en gräns", lägger till den överenskomna gränsen och sparar ändringarna:
Så snart frånvaro registreras med den valda typen, kommer det automatiskt att uppdateras i denna tabell. Godkänd frånvaro som har tagits ut ligger i kolumnen "uttagen semester", medan framtida planerade semesterdagar ligger i kolumnen "Framtida semester".
Om du väljer att inte ange en gräns för en anställd, kommer denna balans bara att visa ett 0.
Så följer du anställdas semesterkonton
Semesterkontot är synligt på flera olika platser i systemet. Semesterbalansen för varje anställd inkluderar alltid både tagen och framtida frånvaro.
Om du vill se hur många semesterdagar en viss person antingen har tagit ut eller planerat under semesteråret, ska du titta i tabellen längst ner på sidan "Semester & frånvaro" i inställningarna. Här får du den mest detaljerade överblicken över dina anställdas semesterkonton (se ovanstående avsnitt).
Om du istället vill ha en snabb överblick över alla dina anställdas semesterkonton utan att behöva gå in i inställningarna, kan du gå till menypunkten "Anställda". Den detaljerade anställdöversikten visar dig alla anställdas semesterkonton:
Semesterkontot är självklart också synligt på de anställdas profilsidor. Här finns de under menypunkten "Semester & frånvaro":
Semesterkontot berättar inte specifikt hur många semesterdagar dina anställda har kvar under semesteråret. Men det betyder inte att du måste sitta och räkna ut det själv varje gång du eller dina anställda skapar frånvaro.
När frånvaro skapas, uppdaterar Smartplan automatiskt balansen baserat på den frånvaroperiod du väljer:
Om den tillåtna gränsen överskrids, markeras detta med rött.
Denna funktion är också tillgänglig när dina anställda skapar frånvaro. Men detta gäller självklart endast om du har gett de anställda tillstånd att kunna se sina egna frånvarokonton i inställningarna.