Så här hanterar du dina anställdas frånvaro

Den här artikeln gäller för kontoägaren, administratörer samt superanvändare med rättigheter att hantera frånvaro på kontot.

I denna artikel kan du lära dig om:

Hur du hanterar frånvaroansökningar i en webbläsare
Hur du hanterar frånvaroansökningar i appen
Hur du redigerar och raderar frånvaro i en webbläsare eller appen

Godkänn/avvisa frånvaroansökningar

När anställda lämnar in frånvaroansökningar kommer du att få en avisering om detta, antingen via e-post, mobilnotifikation eller båda delar. Det beror på dina notifikationsinställningar.

Hantera frånvaroansökningar i en webbläsare

På ditt Smartplan-konto visas nya frånvaroansökningar från de anställda under klockan i det övre högra hörnet. Klicka på klockan för att se frånvaroansökningarna och välja om du vill godkänna eller avvisa dem:

Innan du slutgiltigt kan godkänna en frånvaroansökan, måste du välja vad som ska hända med den anställdes pass under den period som frånvaron sträcker sig över. Detta kommer att framgå när du klickar på "Godkänn".

I den markerade rutan högst upp på bilden nedan kan du ändra inställningen för alla den anställdes pass under perioden. Om det finns pass som ska avvika från denna inställning, kan du anpassa dem genom att klicka på "Korrigera" på passet:

Samtidigt har du också möjlighet att hålla koll på den anställdes semesterkonto för att se om den nya frånvaron skulle överskrida den anställdes tillåtna gräns:

Ett annat sätt att se en anställds frånvaroansökningar är inne på den anställdes profil. På sidan "Anställda" klickar du på den anställde du vill se ansökan för, och då kommer du in på personens profil:

Under fliken "Semester & frånvaro" kan du se alla den anställdes frånvaroansökningar under "Frånvaro som saknar godkännande":

Här kan du antingen redigera, godkänna eller avvisa ansökan. Innan du slutgiltigt kan godkänna en frånvaroansökan, måste du välja vad som ska hända med den anställdes pass under den period som frånvaron sträcker sig över. Detta kommer att framgå när du klickar på "Godkänn". Här kommer du samtidigt också ha möjlighet att se hur den önskade frånvaron påverkar den anställdes semesterkonto.

Om du vill ha en samlad överblick över alla frånvaroansökningar på kontot, kan du klicka på "Semester & frånvaro" i menyn för att titta i frånvarokalendern.

Frånvaro som saknar godkännande kommer att visas i en vit ruta med en klocka. Dessutom kommer du också, högst upp till höger, kunna se alla frånvaroansökningar som saknar godkännande:

För att redigera, godkänna eller avvisa frånvaron ska du bara klicka på den i kalendern. Innan du slutgiltigt kan godkänna en frånvaroansökan, måste du välja vad som ska hända med den anställdes pass under den period som frånvaron sträcker sig över. Detta kommer att framgå när du klickar på "Godkänn". Här kommer du samtidigt också ha möjlighet att se hur den önskade frånvaron påverkar den anställdes semesterkonto.

Hantera frånvaroansökningar i appen

Om du vill se och hantera frånvaroansökningar på din telefon, kan du göra detta via menypunkten "Anställda".

Här kommer du att kunna se en lista över de anställda, där du bara kan klicka på den person du vill se frånvaroansökningar för:

Inne på den anställdes profil kan du hitta frånvaroansökningar under "Frånvaro" följt av "Frånvaro som saknar godkännande":

Här kan du redigera, godkänna eller avvisa frånvaron. Innan du slutgiltigt kan godkänna en frånvaroansökan, måste du välja vad som ska hända med den anställdes pass under den period som frånvaron sträcker sig över. Detta kommer att framgå när du klickar på "Godkänn".

Här kan du högst upp i menyn se den anställdes semesterkonto. Semesterkontot hjälper dig att hålla reda på antalet dagar som dina anställda har för en viss frånvarotyp. Det hjälper dig också att hålla reda på om antalet dagar överskrider en definierad gräns. På bilden ovan kan du se att Mia har tagit 3/25 semesterdagar.

Du bestämmer själv om du vill använda semesterkontot. Det kan aktiveras på ditt Smartplan-konto under Inställningar -> Smartplan Inställningar -> Semester och frånvaro.

Om du vill ha en samlad överblick över de senaste frånvaroansökningarna på kontot, kommer du också kunna hitta dem högst upp på sidan "Anställda". Du kan bara klicka på de väntande handlingarna för att få en överblick och godkänna/avvisa dem:

Slutligen kan du också komma åt frånvarokalendern i appen genom att klicka på "Frånvaro" inne på sidan "Anställda". I kalendern kommer frånvaro som ännu inte är godkänd att markeras med ett utropstecken:

Genom att klicka på en dag i kalendern kan du få en detaljerad överblick över frånvaron. Klicka på "Hantera" för att godkänna en frånvaro:

Redigera och radera frånvaro

Om du vill redigera eller radera frånvaro för en anställd kan du göra det både via den anställdes profil eller frånvarokalendern.

För att redigera frånvaro via profilen, när du är inloggad i en webbläsare eller i appen, ska du gå in på sidan "Anställda". Här hittar du den anställde i listan och klickar på personen:

Därefter går du in på "Semester & frånvaro", där du kan hitta den anställdes godkända frånvaro. Här kan du välja att antingen redigera eller radera frånvaron:

Innan du slutgiltigt kan radera frånvaro där det är registrerade pass under perioden, måste du välja vad som ska hända med passen:

Det är också möjligt att hantera frånvaro direkt i frånvarokalendern. I en webbläsare hittar du kalendern under "Semester & frånvaro" i menyn.

Här söker du efter den period där frånvaron ligger. Du kan växla mellan månaderna i det övre högra hörnet av kalendern.

Därefter klickar du bara på frånvaron som du vill hantera, och då kommer du ha möjlighet att antingen redigera eller radera den: