Så här lägger du till frånvaro för dina anställda

I denna artikel kommer vi noggrant att gå igenom hur du kan skapa frånvaro för dina anställda.

Om du fortsätter att läsa kan du lära dig hur du skapar frånvaro genom:

• En anställds profil – antingen i en webbläsare eller i appen
• Frånvarokalendern i en webbläsare
• Frånvarokalendern i Smartplan-appen

Skapa frånvaro för dina anställda

Nedan visar vi hur du som administratör kan skapa frånvaro på uppdrag av dina anställda. Detta kan göras på två olika sätt: Antingen via den anställdes profil eller genom att lägga till frånvaro i frånvarokalendern.

Fördelen med att skapa frånvaro direkt via den anställdes profil är att du på profilen snabbt kan få en överblick över all godkänd och avvisad frånvaro för den anställde. Å andra sidan kan du snabbt förlora överblicken på detta sätt om du vill lägga till frånvaro för flera olika anställda. I så fall kan frånvarokalendern vara en bättre lösning för dig.

Oavsett vad du väljer, kommer frånvaro som läggs till av en administratör automatiskt att godkännas och bli synlig.

Skapa frånvaro via en anställds profil (Webbläsare + Smartplan-app)

Låt oss se hur du kan skapa frånvaro för en specifik anställd genom dennes profil. Oavsett om du är inloggad i en webbläsare eller appen, ska du gå till menypunkten "Anställda" och klicka på den aktuella anställda i listan:

Inne på den anställdes profil klickar du på "Semester & frånvaro" följt av "Lägg till frånvaro":

Du kommer nu att mötas av följande sida:

Här kan du specificera vilka dagar frånvaron ska sträcka sig över och, om nödvändigt, en tidsperiod för frånvaron. Som standard läggs frånvaron till för 24 timmar. Men om du bara lägger till frånvaro för en dag kan du avmarkera rutan "Heldagshändelse" och definiera ett tidsintervall för frånvaron.

Därefter måste du välja en frånvarotyp. "Semester" och "Sjukdom" är automatiskt tillagda på alla konton. Om du har behov av det kan du dessutom skapa egna frånvarotyper. I denna artikel kan du läsa mer om hur du skapar frånvarotyper. Bredvid den frånvarotyp som används i era semesterkontoinställningar kan du också se hur eventuell ny frånvaro påverkar semesterkontot.

När du har lagt till all nödvändig information kan du klicka på "Se konsekvenser av frånvaro". Om den anställde har pass under den period som frånvaron sträcker sig över, måste du välja vad som ska hända med passen:

Det är möjligt att välja samma inställning för alla kommande pass. Men du kan också välja att vissa pass ska ha andra inställningar.

Du kan välja att:

• Göra ingenting, passen genererar timmar. Detta väljer man vanligtvis om de anställda fortfarande ska synas i själva schemat och de anställda samtidigt ska få lön för passen trots frånvaron.
• Passen ger 0 timmar. Detta väljer man vanligtvis om den anställde fortfarande ska synas i schemat, men inte ska få lön för passen.
• Sätta passen som lediga. Detta väljer man vanligtvis om den anställde inte längre ska synas i schemat, men man vill att en annan anställd ska ta passen istället.
• Ta bort passen. Detta väljer man vanligtvis om den anställde inte längre ska synas i schemat och man heller inte vill att någon annan ska ta passen.

Om du väljer att göra ingenting eller att passen ger 0 timmar, har du samtidigt möjlighet att välja att lägga till nya lediga pass under samma tidsperiod. Det innebär att den anställde fortfarande syns i schemat trots frånvaron, och samtidigt skapas nya pass under samma tidsperiod och med samma jobbtyper, som en annan anställd då kan ta.

I den markerade rutan på bilden nedan kan du ändra de allmänna inställningarna för den anställdes pass under frånvaron. Om vissa pass ska skilja sig från denna inställning, kan du anpassa dem genom att klicka på "Korrigera" på passet:

Längst ner på sidan kommer du att kunna godkänna frånvaron, så att ändringarna blir synliga i "Timmar & lön" och eventuellt också i schemat.

Frånvaron kommer också att synas under "Godkänd frånvaro" på den anställdes profil:

Lägg till frånvaro i frånvarokalendern (Webbläsare)

Du kan komma åt frånvarokalendern genom att klicka på "Semester & frånvaro" i menyn.

Klicka på "Lägg till frånvaro" och välj den person du vill lägga till frånvaro för:

När du har valt en anställd, kommer du att se följande:

Här kan du specificera vilka dagar frånvaron ska sträcka sig över och, om nödvändigt, en tidsperiod för frånvaron. Som standard läggs frånvaron till för 24 timmar. Men om du bara lägger till frånvaro för en dag kan du avmarkera rutan "Heldagshändelse" och definiera ett tidsintervall för frånvaron.

Därefter måste du välja en frånvarotyp för frånvaron. "Semester" och "Sjukdom" är automatiskt tillagda på alla konton. Om du har behov av det kan du dessutom skapa egna frånvarotyper. I denna artikel kan du läsa mer om hur du skapar frånvarotyper. Bredvid den frånvarotyp som används i era semesterkontoinställningar kan du också se hur eventuell ny frånvaro påverkar semesterkontot.

När du har lagt till all nödvändig information kan du klicka på "Se konsekvenser av frånvaron". Om den anställde har pass under den period som frånvaron sträcker sig över, måste du välja vad som ska hända med passen:

Det är möjligt att välja samma inställning för alla kommande pass. Men du kan också välja att vissa pass ska ha andra inställningar.

Du kan välja att:

• Göra ingenting, passen genererar timmar. Detta väljer man vanligtvis om de anställda fortfarande ska synas i själva schemat och de anställda samtidigt ska få lön för passen trots frånvaron.
• Passen ger 0 timmar. Detta väljer man vanligtvis om den anställde fortfarande ska synas i schemat, men inte ska få lön för passen.
• Sätta passen som lediga. Detta väljer man vanligtvis om den anställde inte längre ska synas i schemat, men man vill att en annan anställd ska ta passen istället.
• Ta bort passen. Detta väljer man vanligtvis om den anställde inte längre ska synas i schemat och man heller inte vill att någon annan ska ta passen.

Om du väljer att göra ingenting eller att passen ger 0 timmar, har du samtidigt möjlighet att välja att lägga till nya lediga pass under samma tidsperiod. Det innebär att den anställde fortfarande syns i schemat trots frånvaron, och samtidigt skapas nya pass under samma tidsperiod och med samma jobbkategorier, som en annan anställd då kan ta.

I den markerade rutan på bilden nedan kan du ändra de allmänna inställningarna för den anställdes pass under frånvaron. Om vissa pass ska skilja sig från denna inställning, kan du anpassa dem genom att klicka på "Korrigera" på passet:

Längst ner på sidan kommer du att kunna godkänna frånvaron, så att ändringarna blir synliga i "Timmar & lön" och eventuellt också i schemat.

Frånvaron kommer också att synas i frånvarokalendern:

Lägg till frånvaro i frånvarokalendern (Smartplan-app)

Du kan också skapa frånvaro för dina anställda via frånvarokalendern i Smartplan-appen.

När du har öppnat appen kan du i menyraden längst ner trycka på "Anställda" och sedan "Frånvaro" högst upp i högra hörnet för att se frånvarokalendern.

För att skapa ny frånvaro för en anställd klickar du bara på plustecknet högst upp i vänstra hörnet.

Välj först rätt anställd och välj sedan vilken period frånvaron ska sträcka sig över. Här måste du ange ett startdatum och ett slutdatum. Observera att appen som standardinställning aktiverar knappen "Heldagshändelse". Det betyder att frånvaron kommer att pågå i 24 timmar.

Om den anställde bara ska vara frånvarande under vissa timmar eller en halv dag, har du också möjlighet att ange ett visst tidsintervall där den anställde ska registreras som frånvarande. Detta kan endast göras om du avaktiverar knappen "Heldagshändelse". Därefter har du möjlighet att ange en start- och sluttid för frånvaron.

Därefter måste du välja frånvarotyp. Det kan till exempel vara semester eller sjukdom. Om du behöver skapa en annan typ av frånvaro på ditt Smartplan-konto, kan du enkelt lägga till en ny, personlig frånvarotyp.

Innan du lägger till frånvaron i frånvarokalendern kan du skriva en anteckning till frånvaron. Anteckningen kommer att vara synlig för dig som administratör på kontot och för den som frånvaron registreras för.

Du kan också se din anställdes semesterkonto om du skapar frånvaro med "Semester" som frånvarotyp. Semesterkontot påminner dig om hur många registrerade semesterdagar den anställde har hittills. På bilden ovan kan du till exempel se att den anställde har 5/30 dagar registrerad semester för semesteråret.

När du är klar med att ställa in semester- eller frånvaroperioden ska du välja "Se konsekvenser av frånvaro".

Nu kommer du att kunna se en översikt över de pass som den anställde har under den aktuella perioden. Här måste du bestämma vad som ska hända med passen när den anställde är frånvarande.

Det är möjligt att välja samma inställning för alla kommande pass. Men du kan också välja att vissa pass ska ha andra inställningar.

Du kan välja att:

• Göra ingenting, passen genererar timmar. Detta väljer man vanligtvis om de anställda fortfarande ska synas i själva schemat och de anställda samtidigt ska få lön för passen trots frånvaron.
• Passen ger 0 timmar. Detta väljer man vanligtvis om den anställde fortfarande ska synas i schemat, men inte ska få lön för passen.
• Sätta passen som lediga. Detta väljer man vanligtvis om den anställde inte längre ska synas i schemat, men man vill att en annan anställd ska ta passen istället.
• Ta bort passen. Detta väljer man vanligtvis om den anställde inte längre ska synas i schemat och man heller inte vill att någon annan ska ta passen.

Om du väljer att göra ingenting eller att passen ger 0 timmar, har du samtidigt möjlighet att välja att lägga till nya lediga pass under samma tidsperiod. Det innebär att den anställde fortfarande syns i schemat trots frånvaron, och samtidigt skapas nya pass under samma tidsperiod och med samma jobbkategorier, som en annan anställd då kan ta.

När du ska redigera passen kan du antingen redigera dem alla på en gång eller enskilt.

Så snart du är klar med att redigera passen kan du trycka på “Lägg till frånvaro". Nu kommer frånvaron för den aktuella anställde att vara synlig i frånvarokalendern.

Som visas på bilden ovan kommer du i utgångsläget att få en överblick över antalet anställda som är frånvarande de aktuella dagarna i månaden. Om du klickar på en dag i kalendern kan du se vilka anställda som har registrerat frånvaro.