Skapa en anställd via planeringssystemet

Det skulle vara tråkigt att bara planera pass för dig själv. Du kan skapa anställda på två ställen i Smartplan: genom att klicka på "Anställda" i menyn eller när du är igång med att planera ett schema. I den här artikeln går vi igenom hur du gör det när du planerar eller redigerar ett schema.

I den här artikeln kan du läsa mer om:

• Hur du skapar anställda
• Hur du lägger till extra information om dina anställda
• Vad du gör om en anställd inte får inbjudningsmejlet

Så här skapar du anställda via planeringssidan

Hitta knappen "Skapa ny anställd":

Nu får du upp en popup där du kan skapa en anställd. Det finns bara två fält som du måste fylla i: Förnamn och jobbtyp. Resten kan vänta tills senare:

Jag har fyllt i förnamnet Amanda och valt att hon har jobbtypen "Kock". Listan med jobbtyper känner du kanske igen från när du skapade ditt konto. Jobbtyper används för att ange vilken typ av pass det är och vilka kompetenser som krävs för att ta passet.

Du kan fylla i e-postadressen om du är redo att bjuda in din anställde till Smartplan. Om du fyller i e-postadressen skickar vi ett inbjudningsmejl till din anställd med en länk till en sida där de kan komma åt Smartplan. Du kan alltid skicka inbjudan senare när du känner dig redo.

Lägg till extra information om dina anställda

Om du klickar på den gröna pilen vid "Extra information" kommer du att se fler alternativ för att lägga till extra information om din anställd om det behövs:

Den extra information som du kan fylla i är sådant som ligger som standard i systemet. Du har också möjlighet att lägga till fler fält för extra information om dina anställda under Inställningar → Smartplan inställningar → Information om anställd.

Så här lägger du till fler fält för extra information om dina anställda

Gå till Inställningar → Smartplan inställningar → Information om anställd.

Här kommer du att se möjligheten att lägga till fler fält för information om dina anställda. Klicka på "Tillför fält".

Därefter kan du 1) namnge fältet, 2) välja vilken typ av information det gäller (om det ska fyllas i en text, ett datum eller fil). Dessutom ska du 3) ange synligheten. Det vill säga att du ska ange om informationen endast ska vara synlig för administratörerna på kontot eller om alla ska ha tillgång till informationen under menypunkten "Anställda". Till sist ska du välja, 4) vem som har rättigheter till informationen (om informationen endast kan läggas till/redigeras av administratörer eller om de anställda också ska kunna lägga till/ändra informationen).

I mitt exempel vill jag att de anställda själva ska kunna lägga till sin byxstorlek, t-shirtstorlek och födelsedatum, och att födelsedatum är synlig för alla under menypunkten "Anställda".

När du är klar, klicka på "Spara".

Nu kommer de anställda själva att kunna lägga till denna extra information under "Min Profil", men fälten kan också fyllas i av en administratör när de skapar en anställd under menypunkten "Anställda" eller i schemaplaneringsverktyget:

Klicka på "Spara information" när du har fyllt i informationen. När informationen har sparats kommer den att vara synlig under menypunkten "Anställda".

Om en anställd inte får inbjudningsmejlet

Tyvärr händer det ibland att en anställd inte får inbjudningsmejlet från Smartplan.

Den anställde bör alltid kontrollera sin skräppost eftersom mejl från Smartplan ibland hamnar där.

Om en anställd fortfarande inte kan hitta inbjudningsmejlet kan en administratör skicka en aktiveringslänk till den anställde. Administratörerna kan hitta aktiveringslänken under menypunkten "Anställda". Klicka sedan på “Omsänd e-post med inbjudning“ bredvid den angivna anställde:

Därefter ser du möjligheten att skicka inbjudningsmejlet igen genom att klicka på "Skicka igen", men du kommer också att se en aktiveringslänk som du kan skicka till din anställd. Detta är samma länk som den anställde skulle få i inbjudningsmejlet. Via denna länk kan den anställde aktivera sitt konto med sin e-postadress och välja ett lösenord.