Planera din första vecka

Just nu har du åtminstone ett tomt schema (du kanske redan har lagt till pass i det) och du har minst en anställd registrerad, utöver dig själv.

Låt oss prova att planera den första veckan. Hitta den dag du vill börja med och klicka på "Lägg till arbetspass":

Ett pass tillhör en tidsperiod. Tidsperioden anger när passen under den perioden börjar och slutar, om det är stängningspass, och om passen har en obetald paus. En tidsperiod kan innehålla ett eller flera pass.

Klicka på "Lägg till arbetspass" för att skapa ett pass.

Här har jag skapat ett enskilt pass under tidsperioden kl. 9-14 med jobbtypen "Kitchen". Jag har lagt till en 30 minuters paus till passet. När ett pass har en paus drar Smartplan automatiskt av pausen från tidregistreringen under "Timmar & lön". Om den anställde ska ha betald paus behöver du inte ange pausen.

Jag har satt Sofie på passet. Om du behöver fler pass inom samma tidsperiod, lägger du bara till en rad till.

Du behöver inte heller bemanna passet när du skapar det. Det kan du alltid göra senare. När du har skapat de pass du vill ha, klickar du på "Skapa". Nu ser din vecka ut så här:

Nu har du både skapat ett bemannat pass och ett ledigt pass. Det är enkelt att bemanna ett ledigt pass. Du klickar bara på passet, väljer en anställd och klickar på “Spara arbetspass":

Låt oss för enkelhetens skull upprepa Sofie och Henrik pass för resten av veckan. Om du har anställda som har fasta pass, kan du spara många klick genom att bara kopiera en tidsperiod. Det gör du genom att hålla muspekaren över tidsperioden och klicka på kopieringsikonen med de två fyrkanterna:

Därefter kan du klicka på de dagar du vill kopiera tidsperioden till:

Jag väljer att kopiera tidsperioden till alla dagar utom helgen. Nu ser schemat ut så här:

Du kan också kopiera hela veckans tidsperioder till andra veckor i schemat om dina anställda har fasta pass varje vecka. Det gör du genom att klicka på "Kopiera vecka". Du har också möjlighet att ta bort alla anställda från passen igen genom att klicka på "Ta bort namn". När du har tagit bort bemanningen får du möjlighet att radera alla pass från veckan om du vill börja om från början.

När du verkligen ska börja skapa pass, rekommenderar vi att du använder vår mallfunktion. Med mallen kan du skapa pass för en eller flera veckor som sedan kopieras över till det faktiska schemat. På så sätt behöver du inte skapa alla pass manuellt.