Intro: Få en överskådlig kontostruktur med hjälp av platser
Upptäck varför platser kan vara användbara för att arbeta mer effektivt i Smartplan och lär dig om de olika sätten din Smartplan-konto kan struktureras på.
En plats är den största enheten på ditt Smartplan-konto. Du kan föreställa dig att ditt konto har följande hierarki:
När du hör ordet "plats" tänker du kanske på en fysisk plats. Men i Smartplans sammanhang bör du försöka se det som ett bredare koncept. Smartplan-platser skapar en uppdelning av dina anställda och scheman. Ett schema kan bara skapas under en plats. Så det kan inte existera utan att vara kopplat till en plats. Av den anledningen skapas det också automatiskt en plats på ditt Smartplan-konto så snart du skapar det. Och denna plats kan inte raderas. Dina aktiva platser visas på sidan "Schema". Under varje plats kan du se alla scheman som är kopplade till den. Dina scheman kan antingen vara under planering, redigering eller ha frigivits.
Hitta en kontostruktur som passar ditt företags behov
Det finns ingen kontostruktur som alltid är bättre än andra. Om en kontostruktur är "bra" beror på hur väl den anpassas till det sätt du arbetar på och hur ditt företag är strukturerat internt.
För att hitta rätt upplägg för dig och ditt team kan du ställa dig själv dessa fyra frågor:
Behöver jag ha mer än en plats?
Om du har ett litet företag med bara några få anställda, kanske du har störst nytta av att bara använda den förhandskapade platsen på ditt konto. I ett litet team arbetar människor oftast närmare varandra, och därför kan ett delat schema som alla har tillgång till förbättra dina arbetsprocesser.
Det finns ingen anledning att dela upp ditt schema i flera olika platser bara för att göra det. Det ska göra en skillnad för dig. Om du behöver ha alla dina anställda och dina olika jobbkategorier samlade på ett ställe för att hålla koll på lediga pass och upptäcka relevanta arbetsmönster, finns det ingen anledning att göra saker mer komplicerade genom att skapa nya platser. I en sådan situation kan du helt enkelt använda våra jobbkategorier och filterfunktioner.
I grund och botten är frågan här: Finns det en del eller ett aspekt av ditt företag som potentiellt kan hanteras isolerat och individuellt? Och skulle en uppdelning i två eller fler olika scheman/platser förbättra eller förvärra din översikt jämfört med om allt var samlat i ett schema? Om svaret är "förbättra", fortsätt till nästa fråga.
Vad är en "plats" i mitt företag?
En plats kan vara precis vad du vill att det ska vara. Om du vill dela upp dina scheman i olika enheter eller isolerade delar, vad är då kriterierna för den uppdelningen? Vilka strukturer eller "kategorier" kommer du att tänka på när du tänker på att hantera dina anställda och scheman?
Team som redan arbetar och organiserar sig självständigt och som bara har lite att göra med resten av företaget, skulle vara ett uppenbart val för en ny plats. Eftersom dina anställda kan vara kopplade till flera Smartplan-platser samtidigt, är detta bara ett av många sätt att använda platser.
Här är några exempel:
- Grener eller dotterbolag i ett företag (Exempel: Huvudkontor, kontor i Stockholm, kontor i Göteborg)
- Olika verksamhetsenheter på samma adress (Exempel: Hotell, spa, restaurang)
- Olika team eller avdelningar (Exempel: Kundtjänst, HR, marknadsföring)
- Evenemang eller projekt (Exempel: Bröllop 5 juli, Jazzkvällar på fredagar, Street Food-festival)
Du kan skapa så många platser som du vill utan extra kostnad.
Interagerar och samarbetar dina anställda över olika platser?
När du har skapat flera platser och delat upp din planering efter det, bör du reflektera över hur mycket dina anställda samarbetar över dessa platser. Tilldelas dina anställda alltid pass på samma plats? Eller kan de ta över pass för kollegor från andra platser?
En annan övervägning är antalet användare på ditt konto. När administratörer eller superanvändare ska bemanna ett pass eller skicka ett meddelande, gör antalet användare det för omständligt att hitta rätt personer i listan?
Om du inte vill att de anställda ska kunna samarbeta över platserna, eller om du vill göra dina arbetsprocesser enklare genom att hitta specifika användare, bör du överväga att knyta anställda till specifika platser. Genom att knyta dina anställda till platser kommer de bara kunna ta pass på de platser de är knutna till. Samtidigt kan superanvändare eller administratörer bara se relevanta anställda när de exempelvis ska bemanna pass eller skicka meddelanden. Du kan läsa mer om den funktionen och inställningen här.
Observera: Även om vissa av dina anställda kan ta pass på flera platser kan det fortfarande vara vettigt att knyta anställda till platser. Detta beror på att samma anställd enkelt kan kopplas till flera olika platser. Så ditt beslut bör baseras på hur ni generellt arbetar.
Skapar synlighet över olika platser ett problem i ditt företag?
Slutligen bör du fråga dig själv om det kan skapa problem om anställda på en plats kan se anställda och pass från andra platser. Kanske vill du inte att de ska kunna se varandras pass, eftersom vissa anställda kan bli missnöjda med hur du planerade schemat? Eller kanske känner sig anställda obekväma med att personer från andra platser kan se deras namn och arbetstider?
I så fall har du möjlighet att helt dela upp platserna från varandra. Detta innebär att anställda och superanvändare inte kommer att veta vad som händer på andra platser som de inte är kopplade till, eftersom de inte kan komma åt dem. Kanske vet de inte ens att de andra platserna existerar på ert konto. Denna artikel visar dig hur du anpassar synligheten mellan platserna.
Vi hoppas att denna artikel har gett dig en grundläggande förståelse för hur ett Smartplan-konto kan struktureras och vilken viktig roll platser spelar i det. Om du fortfarande är osäker på vilken struktur som passar bäst för dig och ditt företag, tveka inte att kontakta vårt supportteam för att diskutera din individuella situation.