Så här använder du platser och jobbtyper tillsammans

Här är två förslag på hur du kan använda platser och jobbtyper tillsammans. Du kan antingen skapa flera olika platser på kontot och göra scheman för varje enskilt ställe, eller så kan du planera pass för alla platser i ett och samma schema. Oavsett vilken lösning du väljer, måste du börja med att skapa de jobbtyper som ska användas på kontot.

I den här artikeln går vi igenom hur du:

Skapar jobbkategorier
Använder platser och jobbkategorier tillsammans i ett schema
Använder platser och jobbkategorier tillsammans i flera olika scheman

Skapa jobbtyper som passar dina behov

Gå till "Inställningar" → "Smartplan Inställningar" → "jobbtyper" för att skapa de olika jobbkategorier du behöver. Låt oss säga att du till exempel har restauranger i Stockholm, Göteborg och Malmö, och att du vill skapa scheman för köket och servitörerna. I så fall kan du skapa följande jobbtyper:

Kök - Göteborg
Kök - Malmö
Kök - Stockholm
Servitör - Göteborg
Servitör - Malmö
Servitör - Stockholm

Du kan också välja vilken färg varje jobbtyp ska ha. Olika jobbtyper kan ha samma färg.

När du har skapat jobbtyperna är du redo att börja skapa scheman.

Använd platser och jobbtyper tillsammans i ett schema

Om du vill ha en samlad översikt där du kan se passen för alla dina olika platser är det enklast att lägga till passen i ett och samma schema.

För att komma igång med detta går du till sidan "Scheman" och väljer "Skapa nytt schema".

När du lägger till pass i schemat väljer du helt enkelt de jobbtyper som ska ingå i schemat. Eftersom alla platser ska vara samlade i samma schema måste du se till att lägga till pass som har alla de olika jobbtyper du har skapat på kontot.

Det betyder att en dag i schemat till exempel kan se ut så här:

När du bemannar passen kommer du att kunna se vilka anställda som är tillgängliga den dagen. De personer som visas under "Kollegor som kan arbeta" kommer att vara anställda som har den aktuella jobbtyp för passet:

På så sätt kan du vara säker på att de anställda endast får pass på de platser där de arbetar till vardags.

En anställd kan vara kopplad till flera platser i ditt företag. I så fall behöver du bara se till att den anställda har alla relevanta jobbtyper kopplade till sin profil.

Du kan alltid ändra vilka jobbtyper en specifik anställd har kopplat under menypunkten "Anställda". Klicka på "Redigera" bredvid den anställdas namn för att ändra jobbtyper.

Om du har många anställda som behöver tilldelas andra jobbtyper kan du enkelt redigera alla dina anställdas jobbtyper samtidigt genom att gå till "Inställningar" → "Smartplan Inställningar" → "jobbtyper".

Använd platser och jobbtyper tillsammans i flera olika scheman

Om du istället vill planera scheman var för sig för de avdelningar eller områden du har, måste du skapa scheman för varje enskild plats individuellt.

Det gör du genom att först skapa de olika platser som behövs. Det kan till exempel vara namnen på olika avdelningar på arbetsplatsen eller olika adresser där ni har kontor/restauranger eller liknande.

Du kan skapa nya platser under "Inställningar" → "Smartplan Inställningar" → "Platser":

Därefter kommer de olika platserna att vara synliga på startsidan, och du kan skapa separata scheman för platserna:

När du sedan skapar ett schema för en plats, till exempel för platsen "Göteborg", skapar du pass som har jobbtypen "Göteborg" i sig:

Därmed är det endast anställda med jobbtypen "Servitör - Göteborg" som kan ta detta pass.

Om en anställd ska arbeta på flera olika platser kan du tilldela den anställda flera olika jobbtyper. Du kan göra detta under menypunkten "Anställda". Klicka på "Redigera" bredvid den anställdas namn för att ändra jobbtyper.