Intro: Effektiv schemaläggning med vårt mångsidiga planeringsverktyg

I den här artikeln kommer vi att gå igenom planeringsverktygets övergripande struktur samt introducera dig till fyra olika schemaläggningsstrategier som du kan välja att följa, beroende på ditt behov.

Vårt primära mål här hos Smartplan är att göra din schemaläggning så enkel som möjligt. Du ska slippa lägga tid på repetitivt, manuellt arbete. Därför har vi skapat ett intuitivt planeringsverktyg som kan användas av olika sektorer i olika situationer.

Det grundläggande

Det enda du behöver göra för att skapa ett schema i Smartplan är att välja den period som schemat ska sträcka sig över. När du skapar ett nytt schema kommer det att vara under planering. Så länge schemat är under planering kommer vanliga användare (dina anställda) inte att kunna komma åt schemat. Du kan därför skapa ditt schema i lugn och ro.

Inne i planeringsverktyget kommer du att se ett tomt schema som innehåller de olika veckor ditt schema sträcker sig över. Horisontellt kan du se veckodagarna, medan du vertikalt kommer att kunna se tidsperioderna för de olika dagarna. Här skapar du dina pass. Ett pass består alltid av:

En start- och sluttid
En jobbtyp
En bemanning (passet kan antingen vara ledigt, eller så kan du tilldela det till en anställd på ert konto)

Jobbtyper är ett sätt att särskilja dina pass. De indikerar en arbetsuppgift eller en kompetens som dina anställda måste ha för att kunna täcka passet. Du kan lägga till precis de jobbtyper du önskar. Dessutom kan du tilldela en eller flera jobbtyper till varje anställd, och de anställda kan då endast ta de pass som de har jobbtyperna för att täcka.

När flera pass skapas på samma dag, kommer passen att listas i kronologisk ordning baserat på deras starttider. Passen som har exakt samma start- och sluttid kommer att visas i samma tidsperiod för den dagen. Detta ger dig en bättre översikt samt möjlighet att redigera flera pass samtidigt:

På höger sida av planeringsverktyget kan du hålla koll på hur många timmar du har skapat och tilldelat dina anställda för varje enskild vecka i schemat:

Optimera din schemaläggning med våra användarvänliga verktyg

När du gör dina scheman finns det flera olika verktyg som du kan använda för att göra din planering snabbare, samtidigt som du minimerar risken för att göra fel.

Du kan använda dessa funktioner på precis det sätt du önskar:

Mallen: Upprepas ditt bemanningsbehov om och om igen? I så fall kan mallfunktionen spara dig en massa tid och klick. Du kan spara tid när du skapar ditt nuvarande schema, eftersom allt du skapar i mallen automatiskt kopieras över till schemat. Om du lägger till flera veckor i mallen, kopieras de växelvis ut på de olika veckorna i schemat. Dessutom kan du spara tid på dina framtida scheman, eftersom du kan spara mallen och återanvända den när du framöver ska skapa nya scheman.
Kopiering: Kopiering av pass, tidsperioder, dagar eller veckor kan spara dig mycket manuellt arbete. Förutom att kopiera pass, kan du också kopiera anställda. Det innebär att du kan "plocka upp en anställd" och sedan genom att klicka på passen tilldela dem till den anställda.
Anställdaregler: Du har möjlighet att sätta upp regler angående dina anställdas arbetstider, max antal timmar per dag, vecka eller månad, arbetsdagar och lediga dagar. Du kan både sätta upp generella regler som gäller för alla anställda och specifika regler som endast gäller för vissa anställda. Vår Smartplan Assistent kommer hela tiden att hålla koll på om reglerna följs och ge dig en notis om det skulle uppstå regelbrott.
Ta emot önskemål: Som nämnt ovan kan du sätta upp regler för när dina anställda generellt inte är tillgängliga. Samtidigt är det också möjligt att få de anställda att skicka in önskemål för det specifika schema du arbetar med. Öppna upp för att ta emot önskemål, så kan de anställda ange vilka tidsperioder i schemat de inte kan arbeta.
Föreslå bemanning: Denna funktion tar hänsyn till de två ovanstående verktygen (regler och önskemål). Med funktionen kan du få Smartplan Assistent att föreslå en bemanning för ditt schema. När Assistenten föreslår bemanning till ditt schema, kommer den att ta hänsyn till både godkänd frånvaro, regler och önskemål från de anställda. Samtidigt kommer den att föreslå en så jämn fördelning av passen som möjligt.

Ett verktyg, många möjligheter

Nu när vi har lärt oss om de olika möjligheterna du har i planeringsverktyget, är frågan: Hur anpassar du bäst verktyget till din individuella planeringsprocess och dina anställdas behov?

Övergripande kan vi kategorisera de olika planeringsstrategierna i Smartplan i fyra olika typer:

1. “Den traditionella"

Vissa människor kan bli överväldigade av de automatiska verktyg som finns för schemaläggning idag. Eller så föredrar de helt enkelt att ha full kontroll över planeringsprocessen. Men det ska inte ses som ett hinder för att använda moderna planeringsverktyg. I Smartplan kan du skapa varje pass manuellt och tilldela dem till de anställda du önskar. Samtidigt kan du dra nytta av fördelarna med ett online-schema:

Dina anställda kan se sina pass och timmar när som helst på ert konto. Det minskar förvirringen bland teamet.
Varje ändring du gör registreras omedelbart och blir synlig för alla på ert konto.
Du och ditt team kan kommunicera med varandra på Smartplan-kontot. På detta sätt är all er arbetsrelaterade kommunikation samlad på ett ställe.
Dokumentation och rapporter: Alla tidigare scheman och timmar sparas säkert, vilket gör rapportering och lönehantering mycket enklare.

2. ”Den automatiserade"

Kanske vill du optimera era arbetsprocesser så mycket som möjligt och letar därför efter ett automatiserat schemaläggningssystem. Genom att kombinera de olika verktyg du har tillgängliga i Smartplan, kan du minska din arbetsbörda till ett minimum.

Föreställ dig detta: Du skapar ett nytt schema och lägger till en sparad mall (20 sekunder). Du öppnar schemat för önskemål och ger dina anställda ett par dagar att skicka in dem (15 sekunder). När alla önskemål är inskickade, klickar du på 'Föreslå bemanning' och släpper schemat med några få ändringar (5 minuter). Med denna strategi låter du Assistenten ta över arbetet. Du behöver bara ta en sista titt på schemat och säkerställa att allt ser bra ut.

Och oroa dig inte: Automatisering innebär inte att du förlorar kontrollen över processen. Våra funktioner stöttar bara ditt arbete. De tar inte över det helt och hållet. Du kommer alltid att ha möjlighet att själv göra ändringar i schemat.

3. ”Den med först till kvarn"

En annan strategi är att bara indikera ett bemanningsbehov genom att sätta upp lediga pass, och sedan låta de anställda välja de pass de önskar. Om ditt bemanningsbehov dessutom ofta upprepas, kan du sätta upp och återanvända en mall för att spara ännu mer tid på planeringen.

När du har satt upp de pass du behöver få täckta, behöver du bara släppa schemat. Nu kan du luta dig tillbaka och långsamt se dina anställda anmäla sig till passen. Den som anmäler sig först, får passet. I inställningarna kan du välja att dina anställda automatiskt tilldelas pass när de anmäler sig.

Men om du vill ha lite mer kontroll över fördelningen, kan du också välja att slå på administratörsgodkännande. Det innebär att de anställda bara kan anmäla sig till passen, och sedan kan en administratör välja vem som ska få passet.

4. ”Den laissez-faire"

I vissa branscher eller företag har de anställda kanske inte särskilt förutsägbara arbetstider, vilket gör det svårt att planera i förväg. Eller kanske är det en företags

ägare som inte vill lägga tid på schemaläggning och istället vill ge de anställda frihet att själva hantera sina arbetsdagar.

Även om en stor del av Smartplan är centrerad kring schemaläggning, kan dessa företag också få sina behov tillgodosedda i systemet. Det kräver bara att Smartplans stämpelklocka används.

Om du vill använda den här strategin behöver du inte skapa ett schema alls. När dina anställda kommer till jobbet, kan de själva skapa sina pass genom stämpelklockan. De anställdas tidsregistreringar kan du se i menyerna "Stämpelklocka" samt "Timmar & lön".

Som vi har sett är Smartplan mycket flexibelt när det gäller hur systemet kan användas. Vilken strategi du väljer att använda är helt upp till dig. Om du är osäker på hur du bäst anpassar planeringsverktyget till ditt specifika behov, tveka inte att kontakta oss.

Publicer ditt schema och upplev magin

Oavsett vilken strategi du har valt, är det i slutet av din planering dags att publicera ditt schema. Att publicera ett schema innebär att det blir aktivt och tillgängligt för alla (aktiverade) användare på ert Smartplan-konto. Nu kan dina anställda börja interagera med schemat och exempelvis byta pass med varandra.

Men oroa dig inte: Som administratör har du fortfarande möjlighet att göra ändringar i allt i ditt schema. Det finns inget som är oföränderligt. De flesta ändringar kan göras även när schemat har släppts. Men ibland kan det vara nödvändigt att ta tillbaka schemat till planeringsverktyget.