Intro: Komplett och enkel översikt över din kontos data

I denna introduktionsartikel går vi igenom en viktig del av Smartplan, nämligen "Timmar & lön". Här kan du granska, redigera och exportera dina anställdas timmar, frånvaro och lön.

Menypunkten "Timmar & lön" är den plats där praktiskt taget all data på ditt konto visas i en samlad översikt. Varje liten förändring av dina anställdas timmar sparas och dokumenteras här. Detta säkerställer att du kan generera korrekta rapporter och lita på att er data är korrekt när du ska köra löner varje månad. Det är också här du själv kan redigera dina anställdas arbetstider och välja att godkänna eller avvisa ändringar som de anställda själva har gjort.

Så låt oss börja med att se hur allt fungerar.

Tabellens innehåll

Låt oss börja med att fokusera på den övre delen av Timmar & lön.

Du bestämmer vilken data du vill ha visad. På vänster sida kan du välja vilken period du vill se timmar för, och på höger sida kan du välja vilka scheman som ska inkluderas i din sökning.

När du har gjort detta visas en tabell. Kolumnen längst till vänster visar alla de anställda som har registrerat timmar eller frånvaro under den valda perioden, i alfabetisk ordning. När det gäller de återstående kolumnerna, kommer vissa av dem alltid att visas, medan du själv kan välja om andra ska inkluderas (timbalans och lön). Låt oss gå igenom dem en och en:

1. ’Timmar på schemat' är baserat på de pass som skapats i era scheman. Dessa timmar är vad som förväntas att de anställda kommer att arbeta under den valda perioden.

2. ’Timmar efter ändringar' är nästa kolumn. Här har de ändringar som gjorts till dina anställdas arbetstider antingen lagts till eller dragits ifrån de schemalagda timmarna. Ändringar av den schemalagda arbetstiden kan exempelvis vara:
   1. En person var frånvarande och en administratör har därför markerat att den anställda inte kom till passet.
   2. En anställd arbetade längre än planerat och justerade därför arbetstiden manuellt.
   3. En anställd använde stämpelklockan för att registrera arbetstid under passet.

3. ’Balans' är en valfri kolumn. Här kan du se timbalansen för varje enskild anställd. I denna kolumn kan du snabbt se om den anställda har arbetat mer eller mindre än förväntat. Hur timbalansen beräknas beror på inställningarna på ditt konto. De flesta av våra kunder sätter upp en veckovis eller månadsvis standard som arbetstiden jämförs med.

4. ’Lön' (valfri) ger dig en översikt över dina lönekostnader för den valda perioden. Dessa baseras på timmarna i kolumnen 'Timmar efter ändringar'. Lönekostnaderna beräknas utifrån de inställningar du har gjort i Inställningar -> Smartplan Inställningar -> Lön. Fördelen med denna funktion är att du kan göra en sökning för kommande pass och på så sätt få en indikation på vad dina lönekostnader för den kommande perioden kommer att vara. Denna indikation baseras på de schemalagda passen.

5. Kolumnen längst till höger visar om dina anställda har gjort ändringar i sina arbetstider och om eventuella ändringar har godkänts eller inte.
   1. När fältet är tomt har den anställda inte gjort några ändringar i sina arbetstider.
   2. När fältet innehåller ett rött kryss har den anställda gjort ändringar, och dessa har inte godkänts av en administratör.
   3. När fältet innehåller en grön bock har den anställda gjort ändringar, och dessa har godkänts av en administratör. Det kan också betyda att en administratör har gjort ändringar i arbetstiden, och dessa ändringar godkänns då automatiskt.

Nu känner du till de övergripande kolumnerna i tabellen. Men det finns mer. Ibland kan det vara relevant för dig att se hur dessa timmar beräknas, och kanske vill du ha en översikt över de individuella passen. Om du klickar på en rad i tabellen, kommer du att kunna se alla den anställdas pass under den valda perioden:

Här har du också möjlighet att godkänna eller avvisa ändringar för specifika pass istället för att hantera alla den anställdas pass samtidigt.

Exportera data för vidare användning

Det är inte möjligt att ändra hur er data visas i tabellen i Timmar & lön. Så om du vill fokusera på vissa aspekter, eller om du till exempel vill skicka vidare timmarna till din bokförare, kan det vara meningsfullt att göra en fil-export.

På vänster sida av Timmar & lön ser du två olika alternativ för att exportera dina anställdas timmar eller lön. Genom att exportera din Smartplan-data till en fil blir det mer hanterbart i förhållande till till exempel din lönekörning.

Om du vill exportera tidsöversikten kan du klicka på 'Exportera till Excel'. Excelfilen kommer att innehålla olika flikar med till exempel dina anställdas schemalagda och avverkade timmar, frånvaro, timbalanser osv. Inne i Timmar & lön är timmarna endast sorterade efter anställda. Men om du väljer att exportera till Excel, kan du till exempel också få timmarna sorterade efter dagar eller jobbtyper.

Genom att klicka på "Kör lön för perioden" kan du köra lön till antingen en Excel eller CSV-fil. Lönefilen innehåller dina anställdas timmar, lönetyper och eventuella tillägg samt lönebelopp.