Introduktion: Minska din arbetsbörda genom att involvera ditt team i Smartplan

I den här artikeln tittar vi på vilka användartyper som finns i Smartplan och hur stor skillnad det gör att interagera med ditt team genom Smartplan.

Vad skulle ett schema vara utan anställda? Detsamma gäller för Smartplan-systemet. Att skapa och aktivera anställda är avgörande för att få ut så mycket som möjligt av ditt Smartplan-konto. Denna interaktiva aspekt av Smartplan är där du verkligen sparar tid och energi. Genom att delegera några av besluten och det administrativa arbetet till de anställda kan du avsevärt minska din egen arbetsbörda.

Det är otroligt enkelt att skapa användare i Smartplan. Det kan göras antingen via planeringsverktyget eller via sidan för anställda. Så länge en anställd inte har blivit inbjuden till Smartplan eller ännu inte har aktiverat sitt konto, har personen inte möjlighet att komma åt ert Smartplan-konto. Du kan fortfarande planera pass för den anställda, men personen kommer inte att bli informerad om dem, om du till exempel inte skickar en skärmdump eller skriver ut en översikt. Därför rekommenderar vi att du bjuder in dina anställda till Smartplan om du vill utnyttja systemets fulla potential.

Användartyper i Smartplan

Det finns fyra olika användartyper i Smartplan, som alla har olika rättigheter beroende på vad de kan göra på kontot.

Kontoägaren är den enda personen som har full kontroll över kontot. Hen kan komma åt allt på kontot (förutom privata meddelanden) och är den enda som kan ändra abonnemanget eller radera kontot. Kontoägaren är vanligtvis den person som ursprungligen skapade kontot, men hen kan också överlåta äganderätten till en annan användare på kontot.

Nivån under kontoägaren är administratörerna. De har i stort sett samma rättigheter som kontoägaren. Den enda skillnaden är att de inte kan radera kontot och att de inte har tillgång till att ändra abonnemang eller betalningsuppgifter. Vanliga användare kan bli administratörer av antingen kontoägaren eller en annan administratör.

Under administratörerna har vi superanvändare. Denna användartyp är endast tillgänglig om du har kopplat dina anställda till platser. När en anställd har kopplats till en plats kan du välja att göra personen till superanvändare på platsen. Det innebär att personen kommer att ha speciella rättigheter på kontot, såsom att hantera frånvaro eller scheman. Rättigheterna kommer att vara begränsade till den eller de platser som den anställda är superanvändare för. Som superanvändare har man inte tillgång till inställningarna på kontot.

Slutligen finns det vanliga användare. Dessa har tillgång till mycket mindre än administratörerna. Vad de exakt har tillgång till beror delvis på inställningarna på ert konto. De har inte möjlighet att komma åt "Timmar & lön" eller konto-inställningarna. De kan komma åt sidan "Scheman", men här kan de endast se scheman som är publicerat.

Huruvida vanliga användare kan se frånvarokalendern, semesterkontot, timbalanser eller kollegors frånvaro beror på inställningarna. Du kan även bestämma om de anställda ska kunna byta pass utan administratörsgodkännande och om de ska kunna redigera sin arbetstid.

Håll koll på dina anställda från sidan för anställda

Alla användare på Smartplan-kontot, inklusive dig själv, visas på sidan "Anställda". Överst på denna sida har du några allmänna uppgifter om hur många anställda ni har på kontot i förhållande till ert abonnemang. Dessutom kan du också se hur många användare som saknar inbjudan eller aktivering.

Längre ner på sidan hittar du listan över anställda. Den ger dig en snabb överblick över de viktigaste uppgifterna såsom jobbtyper och kontaktinformation. Om det finns många användare på kontot kan du använda sökfunktionen eller filtret för att få en bättre översikt.

Om du vill anpassa din översikt kan du växla till den detaljerade översikten. Här kan du välja vilka kolumner som ska visas i översikten. Du har också möjlighet att redigera flera anställda samtidigt.

Slutligen är det värt att nämna att om du klickar på ett namn i listan, kommer du som administratör till den anställdas profil. Det innebär att du kan se den information som dina anställda ser när de går till sina egna profiler. På profilsidan får du information om användarens pass, passbyten, frånvaro och arbetstid. Det ser ut så här:

Nu är du helt redo att bjuda in och hantera dina anställda i Smartplan! Om du fortfarande är osäker på något, kan du med fördel läsa några av de andra manualerna i denna kategori, eller du kan kontakta vårt supportteam.