Så här hanterar du kompensationsledighet i Smartplan
I Smartplan kan du aktivera funktionen "timbalans" om du vill få en översikt över hur dina anställda ligger till i förhållande till det överenskomna önskade antalet timmar. Detta kallar vi i funktionen för anställdas standard.
Funktionen är tillgänglig för alla Smartplan-kunder och kräver inte ett Plus-paket.
När du har aktiverat funktionen får du en översikt över den balans som dina anställda bygger upp över tid.
Om du vill korrigera denna balans med till exempel kompensationsledighet, kan det göras på två sätt:
Skapa kompensationsledighet med frånvaro
Vi rekommenderar att du använder frånvarofunktionen i Smartplan för att skapa kompensationsledighet. På så sätt blir det tydligare varför en anställd är frånvarande, och den anställda kan själv skapa frånvaron för godkännande.
När en anställd vill ta ut intjänade timmar i kompensationsledighet, kan de skapa frånvaro från sin egen profil. Du kan skapa olika typer av frånvaro som den anställda kan välja när frånvaron ska skapas. Som standard finns det "Sjukdom" och "Semester".
Du kan välja att skapa en frånvarotyp som heter "Kompensationsledighet" som de ska använda istället för "Semester" eller "Sjukdom".
När du ska godkänna frånvaron, ska du välja att timmarna inte ska räknas med. Då kommer balansen att minska. Markera "Passen ger 0 timmar", så kommer timbalansen på den anställda att påverkas korrekt.
Om du vill ha en förklaring till varför timbalansen påverkas korrekt på detta sätt, visar jag här ett räkneexempel:
Här är ett exempel för juni månad. Standard för den månaden är 154 timmar. Det betyder att målet för den anställda är att de ska arbeta 154 timmar den månaden. Under intjänad balans står det 10 timmar. Det vill säga att den anställda har en balans med sig från perioden före juni.
Som du kan se markerar den röda rutan att den anställda tar kompensationsledighet den 5 juni. Det betyder att den anställda inte har möjlighet att uppfylla standarden för juni månad. Den anställda lyckas arbeta 147 timmar istället för 154.
Detta är bara ett exempel, och standarden kunde lika gärna ha varit 160,3 eller något helt annat.
Det betyder alltså i exemplet att den anställdas balans är -7 och att den anställda "skulder" 7 timmar på balansen. Dessa 7 timmar dras därför från den anställdas tidigare balans på 10 timmar.
Korrigera en anställds balans med en ersättning
Du kan också korrigera den anställdas balans genom att skapa en ersättning på balansen. Det kan finnas olika orsaker till detta. Kanske vill du skapa en balans från innan ni använde Smartplan, eller kanske har lön betalats ut för övertidstimmar och därför måste balansen korrigeras.
Under "Timmar & lön" har du kolumnen med balans:
När du klickar på en anställds balans får du en översikt med beräkningar. Här kan du se beräkningarna för Josefin:
Tryck på "Lägg till ersättning" och fyll i datum, beskrivning och det antal timmar som balansen ska korrigeras med. Om du vill dra från balansen skriver du ett negativt timantal, till exempel -4. Om du vill öka balansen skriver du ett positivt timantal. Tryck på spara.
Nu kan du se att ersättningen blir en del av den anställdas balans. Här har jag till exempel korrigerat balansen med +4 timmar.
