Så här registrerar du frånvaro som inte påverkar timbalansen

När man registrerar frånvaro i Smartplan kan det ibland påverka den anställdas timbalans, vilket kan resultera i ett felaktigt timkonto.

I vissa scenarier kan det vara att föredra att frånvaron dras från den anställdas timbalans. Det kan till exempel vara att den anställda är frånvarande på grund av helgdagar då arbetsplatsen ändå är stängd.

För just dessa scenarier finns det flera olika sätt att dra frånvaron från den anställdas timbalans.

Låt oss titta på tre olika metoder här:

• Genomförda timmar minus standard
• Schemalagda timmar minus standard
• Genomförda timmar minus schemalagda timmar

Genomförda timmar minus standard

Den här metoden är det mest populära sättet att dra frånvaron från timbalansen. Här baseras den anställdas timbalans på de timmar som den anställda faktiskt har arbetat.

Alternativ 1: Registrera frånvaro utan ersättning

Du kan själv bestämma om du vill registrera frånvaron i Smartplan. Det är dock viktigt att du i förväg har lagt in passen för den anställda på de dagar då personen är frånvarande. Detta beror på att de registrerade timmarna fungerar som bas, eftersom timmarna ska dras av. Så om du inte har lagt in passen ännu måste de först skapas för den anställda innan du kan gå vidare. Det är också viktigt att passets längd är densamma som en vanlig arbetsdag.

När du registrerar frånvaron är det nödvändigt att passen utlöser timmarna så att timbalansen stämmer.

Genom att lägga in passet och registrera frånvaron kommer standarden att stämma och timbalansen påverkas därför inte negativt.

Alternativ 2: Kombinera frånvaro och ersättning

Om du inte vill både lägga in ett nytt pass och registrera frånvaro för den anställda kan du nöja dig med att endast registrera frånvaron.

Först ska du bara registrera frånvaron som visat i det första alternativet, men alltså inte lägga in ett pass under perioden. Eftersom det inte finns något pass i schemat kommer den anställda inte att uppnå sin veckostandard, vilket innebär att den anställdas timbalans påverkas negativt.

För att åtgärda detta måste du därför manuellt lägga till timmarna i timbalansen genom en ersättning. Ersättningen kan beräknas utifrån den anställdas standard. (Se exemplet ovan).

Alternativ 3: Undvik att registrera frånvaro

Om du inte vill registrera frånvaro i Smartplan finns det ett alternativt sätt att undvika att timbalansen påverkas. Du kan antingen lägga in pass för den anställda eller lägga till en ersättning till den anställdas timbalans.

För att säkerställa att timbalansen förblir opåverkad ska passets eller ersättningens längd beräknas utifrån den anställdas standard. Om den anställda till exempel har en månadlig standard på 160 timmar och det finns 20 arbetsdagar under den månaden, ska passet du lägger in eller ersättningen du skapar vara på 8 timmar (160 timmar / 20 dagar) för varje frånvarodag. Det är naturligtvis helt upp till dig hur du vill göra detta.

Om du väljer att lägga in pass för att möta standarden ska du inte redigera timmarna i efterhand eller markera passet som frånvarande. Detta beror på att sättet vi beräknar det på ska följa de registrerade timmarna. Därför är det viktigt att timmarna registreras som genomförda.

Schemalagda timmar minus standard

Här beräknas timbalansen baserat på de planerade timmarna i schemat, och inte på de faktiska genomförda timmarna.

Alternativ 1: Registrera frånvaro utan ersättning

Du kan själv bestämma om du vill registrera frånvaron i Smartplan. Det är dock viktigt att du i förväg har lagt in passen för den anställda på de dagar då personen är frånvarande. Detta beror på att de registrerade timmarna fungerar som bas, eftersom timmarna ska dras av. Så om du inte har lagt in passen ännu måste de först skapas för den anställda innan du kan gå vidare. Det är också viktigt att passets längd är densamma som en vanlig arbetsdag.

När du registrerar frånvaron kan du välja mellan de två första inställningarna här. Det är helt upp till dig vilken du vill använda:

Det enda du behöver vara uppmärksam på är att undvika att radera den anställdas pass under perioden. Om passet ska tas över av en annan anställd bör du skapa ett nytt pass istället för att radera det.

Alternativ 2: Kombinera frånvaro och ersättning

Om du inte vill både lägga in ett nytt pass och registrera frånvaro för den anställda kan du nöja dig med att endast registrera frånvaron.

Först ska du bara registrera frånvaron, som visat i det första alternativet, men alltså inte lägga in ett pass under perioden. Eftersom det inte finns något pass i schemat kommer den anställda inte att uppnå sin veckonorm, vilket innebär att timbalansen påverkas negativt.

För att åtgärda detta måste du därför manuellt lägga till timmarna i timbalansen genom en ersättning. Ersättningen kan beräknas utifrån den anställdas standard. (Se exemplet ovan).

Alternativ 3: Undvik att registrera frånvaro

Om du inte vill registrera frånvaro i Smartplan finns det ett alternativt sätt att undvika att timbalansen påverkas. Du kan antingen lägga in pass för den anställda eller lägga till en ersättning till den anställdas timbalans.

För att säkerställa att timbalansen förblir opåverkad ska passets eller ersättningens längd beräknas utifrån den anställdas standard. Om den anställda till exempel har en månatlig standard på 160 timmar och det finns 20 arbetsdagar under den månaden, ska passet du lägger in eller ersättningen du skapar vara på 8 timmar (160 timmar / 20 dagar) för varje frånvarodag. Det är naturligtvis helt upp till dig hur du vill göra detta.

Genomförda timmar minus schemalagda timmar

I detta scenario har timbalansen ingen specifik standard kopplad till sig. Timbalansen beräknas istället utifrån den anställdas planerade timmar och de faktiska genomförda timmarna.

Alternativ 1: Undvik att lägga in pass

För att undvika att timbalansen påverkas negativt kan du helt enkelt undvika att lägga in pass under perioden som den anställda är frånvarande. Om den anställda redan har pass under frånvaroperioden kan du bara radera passen. På så sätt påverkas inte timbalansen, eftersom det inte finns några planerade pass i schemat och inga genomförda pass registrerade under perioden.

Alternativ 2: Lägg in pass

Om du vill lägga in pass för dina anställda även om de är frånvarande kan du göra det. Om du därefter inte redigerar de genomförda passen kommer de genomförda timmarna att stämma överens med de planerade timmarna, och timbalansen kommer därmed inte att påverkas.

Om du dessutom vill registrera frånvaron i Smartplan utöver att lägga in passet kan du göra det. När du har lagt in passet kan du bara registrera frånvaron för den anställda. När du registrerar frånvaron ska du bara komma ihåg att ange att passet ska utlösa timmar:

På så sätt registreras timmarna, och frånvaron kommer inte att påverka timbalansen negativt.

Kombinationen av frånvaro och timbalans kan snabbt bli svåröverskådlig och kanske svår att sätta sig in i. Vi har full förståelse för det, så tveka inte att kontakta Smartplan Support om du upplever utmaningar eller behöver hjälp med att förstå de olika inställningarna.