Ta bort en anställd
Denna artikel gäller för kontoägaren och administratörer. Superanvändare med rättigheter att hantera anställda kan redigera anställdas profiler, men de kan inte skapa eller ta bort anställda.
Det är inte komplicerat att ta bort en anställd från ditt Smartplan-konto. Klicka på fliken "Anställda".
Under "Anställda" hittar du listan över alla anställda. Här ska du välja den anställde du vill ta bort från kontot. När du klickar på personens namn blir du omdirigerad till den anställdes profil.
När du är på personens profil klickar du på "Ta bort användare".
Ett litet fönster med en rullgardinsmeny öppnas, där du kan välja vad som ska hända med den anställdes framtida pass.
Här måste du välja vad som ska hända med den anställdes pass. Du kan antingen välja att ta bort dem från schemat, göra dem lediga eller överföra passen till en annan anställd.
I detta exempel överför vi passen till en annan anställd.
Obs: Om du har kopplat dina anställda till platser kommer du endast att kunna överföra passen till en annan anställd om denne är kopplad till samma plats(er) som den anställde som ska tas bort. Om du inte kan välja den önskade personen i listan rekommenderar vi att du går till platsinställningarna, kopplar den anställde till de relevanta platserna och sedan försöker igen.
Här väljer jag att överföra passen till Linda. När du har valt vad som ska hända med passen, klickar du på "Ta bort användare" i det öppna fönstret.
Därefter kommer användaren att vara borttagen och ha förlorat tillgången till Smartplan-kontot.
Den anställdes tidigare pass raderas inte, utan kommer alltid att kunna hittas under "Timmar & lön" precis som de andra anställdas timmar. Det kräver bara att du har valt en period där den borttagna anställde har haft ett pass.
Du kan också se gamla meddelanden från den anställde under menypunkten "Meddelanden" och registrerad semester och frånvaro i frånvarokalendern.
Obs: Raderade anställdas timbalanser sparas inte. Dessa kommer att raderas. Därför rekommenderar vi att du gör en Excel-export innan du tar bort den anställdes profil. I denna Excel-export kan du nämligen se den anställdes timbalanser.
Du kan välja att anonymisera dina borttagna anställda efter en tidsperiod på 1-10 år. Om du väljer att anonymisera borttagna anställda kan du vara säker på att du inte lagrar data som enligt GDPR eller interna riktlinjer i ert företag inte är tillåtet att lagra.