Superanvändarrättigheter i Smartplan
Kanske känner du igen någon av följande situationer:
- Du har anställda som är ansvariga för olika platser på ditt konto?
- Kanske har du anställda som ska kunna godkänna passbyten men inte ha tillgång till att skapa scheman?
- Eller kanske har du en bokförare som endast ska hantera löner och inte ha något att göra med scheman, frånvaro, passbyten eller liknande?
I så fall kan du ha nytta av att göra vissa anställda till superanvändare på ditt Smartplan-konto. Men vad innebär det? Vad är en superanvändare?
En superanvändare kan ses som ett mellannivå mellan vanliga anställda och administratörer när det gäller vilka rättigheter de har på kontot. De ligger mellan dessa två nivåer eftersom du som administratör eller kontoägare kan välja exakt vilka rättigheter superanvändarna ska ha. Det innebär att en superanvändare inte nödvändigtvis har tillgång till alla funktioner på ditt konto, utan kanske bara kan hantera lön, frånvaro, passbyten eller scheman. Hur många rättigheter varje superanvändare ska ha bestämmer du själv. Du kan anpassa allt detta själv.
I resten av denna artikel går vi igenom:
Hur gör jag en anställd till superanvändare?
När du är inloggad på ditt Smartplan-konto finns det flera olika ställen där du kan tilldela en anställd superanvändarrättigheter.
Inne i "Inställningar" → "Smartplan Inställningar" → "Platser" aktiverar du funktionen. Det krävs bara att du markerar rutan "Aktivera att anställda kan delas in på platser". Denna funktion kan du använda oavsett om du bara har en enda plats på ditt konto eller om du har skapat flera olika platser.
När du har markerat rutan kan du för varje plats klicka på "Tilldela anställda och superanvändare":
Här kan du välja vilka anställda som ska vara knutna till den valda platsen.
Samtidigt kan du också välja vem som ska vara superanvändare på platsen. Det är möjligt att en anställd är knuten till flera platser men att denne bara ska vara superanvändare på en av dem. I så fall behöver du bara ge superanvändarrättigheter på den relevanta platsen.
Om du klickar på "Anpassa" bredvid en superanvändare kan du välja vilka rättigheter de ska ha på platsen:
Så snart du har aktiverat funktionen i inställningarna kan du också tilldela en anställd superanvändarrättigheter via menypunkten "Anställda". Här kan du göra det antingen när du redigerar en anställds profil eller när du skapar en ny anställd:
De olika rättigheter som en superanvändare kan ha förklarar vi nedan.
Vilka rättigheter kan en superanvändare ha?
När du gör en anställd till superanvändare har du möjlighet att ge den anställde rättigheter att hantera följande:
Godkänna och avvisa passbyten
Den anställde får rättigheter att hantera allt som rör passbyten på den valda platsen. Det innebär att den anställde kan skapa passbyten mellan två anställda. Samtidigt kan denne också godkänna eller avvisa passbytesförfrågningar från anställda på platsen. Anställda kommer inte att ha tillgång till passbyteshistoriken i inställningarna, eftersom inställningarna endast kan nås av administratörer och kontoägaren.
Se och godkänna arbetstider
Superanvändaren får tillgång till menypunkten "Timmar & lön". Här kan denne se och redigera arbetstider för anställda på platsen, och samtidigt kan superanvändaren godkänna eventuella ändringar som de anställda själva gör i sina arbetstider. Superanvändaren kan också använda funktionen "Exportera till Excel" och därmed generera en Excel-fil med hela den valda periodens innehåll. Denne får också tillgång till att se anställdas timbalanser och kan lägga till ersättningar till dessa. Inställningen ger inte superanvändaren tillgång till att se löneuppgifter för de anställda.
Se och exportera lön
Med denna inställning får superanvändaren tillgång till att se de anställdas löneuppgifter och möjlighet att exportera lön från Smartplan. Superanvändaren kan lägga till anställdas nummer för lönekörning och välja mellan de olika lönegrupper som skapats på kontot. Samtidigt får superanvändaren möjlighet att se anställdas timbalanser och lägga till ersättningar till dessa. Observera att denna inställning också ger användaren möjlighet att se anställdas arbetstider. Om superanvändaren ska kunna godkänna ändringar i arbetstiderna måste denne också ha rättigheten "Se och godkänna arbetstider".
Hantera scheman
Denna inställning ger den anställde rättigheter att skapa, redigera och radera scheman för platsen. Med denna inställning har den anställde också möjlighet att redigera mallar för platsen samt att sätta upp specifika regler för anställda. Observera att endast administratörer och kontoägaren kan ändra de generella reglerna för anställda. Den anställde kommer inte att kunna ändra plats för scheman. Detta kan endast göras av administratörer eller kontoägaren.
Hantera och godkänna frånvaro
Superanvändaren får möjlighet att registrera frånvaro för de anställda på platsen. Samtidigt kan denne godkänna eller avvisa frånvaroförfrågningar från anställda. Med denna inställning får superanvändaren också möjlighet att välja vad som ska hända med de anställdas pass i samband med registrerad frånvaro. Det innebär att superanvändaren exempelvis kan skapa nya lediga pass eller välja att passen ska registreras som 0 timmar i samband med att frånvaron registreras eller redigeras. Detta är dock den enda gången superanvändaren kan göra detta. Om den anställde generellt ska kunna skapa pass i schemat krävs rättigheten "Hantera scheman". Likaså måste superanvändaren ha rättigheten "Se och godkänna arbetstider" för att kunna göra andra ändringar angående anställdas arbetstider.
Redigera anställda
Med denna inställning får superanvändaren rättigheter att redigera anställda på platsen. Detta innebär att superanvändaren exempelvis kan ändra de anställdas jobbtyper eller eventuell extra information som har registrerats för de anställda. Superanvändaren kan inte skapa eller radera anställda. Superanvändaren kan heller inte knyta en anställd till en plats som superanvändaren själv inte har tillgång till. Dessa saker kan endast göras av administratörer samt kontoägaren.